Инвентарный номер и даты при замене всех листов или всего документа.

[Dido_L 1]

Добрый день.

Веду архив КД уже пять лет (без подготовки и обучения) 

Сейчас такие технологии, что даже при незначительных изменениях в КД легче лист перепечатать, чем вносить какие-то там изменения. 

в архиве есть документы, состоящие, например, из одного листа. или из двух. и их приходится заменять. и иногда не по одному разу. Есть еще ПО на дисках с ЛУ (не электронный архив) - файлы заменяются при выходе новых версий. я каждый раз присваиваю новый инвентарный номер и новую дату. Но путаница возникает невероятная, если честно. 

Перечитала по буквам ГОСТы 2.510 учет и хранение и 2.503 внесение изменений. не могу понять, (вопрос 1.) можно ли заменить ВСЕ ЛИСТЫ документа без замены САМОГО документа, соответственно, не присваивая новый инвентарный номер. я понимаю замену документа, если внесены значительные изменения, но так вот - это только усложняет (на мой взгляд)

и даты меня смущают. (вопрос 2.) может ли документ, выпущенный (взамен старого) по ИИ, грубо говоря, вчера, быть поставлен на учет три года назад. я уже склоняюсь к тому, что может. потому что при замене одного (первого) листа из объемного документа, приходится обновлять подписи. и, естественно, за три года подписанты поменялись, так что новые фамилии и новые даты. а дата постановки на учет старая.

2.501 а не 2.510

[brigval 723]

1 час назад, Dido_L сказал:

не могу понять, (вопрос 1.) можно ли заменить ВСЕ ЛИСТЫ документа без замены САМОГО документа,

Не можете, потому, что в ГОСТ этого нет. Хоть Вам и хочется.

 

1 час назад, Dido_L сказал:

я понимаю замену документа, если внесены значительные изменения

Содержание изменений - это не зона ответственности архива. И архивом, извините, не обсуждается.

 

Моя практика общения с архивом показывает, что могут существовать две, примерно равноценные, системы присвоения инв. номеров.

1 При регистрации один раз и на всю жизнь. При замене по ИИ всего документа (= всех листов) инв. номер остается прежним.

2 Первый раз при регистрации и потом каждый раз при замене всего документа.

 

Пять лет назад Вы выбрали второй путь. Возможно, с первым было бы полегче.

 

 

[Dido_L 1]

то есть все-таки существует практика замены всех листов документа без замены самого документа, я правильно понимаю? и это все-таки по вашему мнению не противоречит ГОСТам?

и что вы тогда скажете на второй вопрос: не приведет ли проверяющего со стороны заказчика в замешательство то, что дата постановки на учет документа на три года моложе, чем подпись в основной надписи. в общем-то обосновать я смогу, как я уже сказала выше, если я заменяю только первый лист, то подписи (и, соответственно, даты создания документа) обновляются - с этим нельзя спорить.

и да, ремарочка -  в моем случае, я и НК и архив. так что это всё примерно в моей зоне ответственности.

[brigval 723]

13 минут назад, Dido_L сказал:

то есть все-таки существует практика замены всех листов документа без замены самого документа, я правильно понимаю?

 

Практика существует, только системно, а не от документа к документу (хочу оставляю, а хочу присваиваю новый).

 

 

15 минут назад, Dido_L сказал:

не приведет ли проверяющего

 

Я не профессиональный архивариус, хотя по роду работы приходится заниматься архивом (больше в части его автоматизации). О каких-то проверках присвоения инв. номеров слышу от Вас впервые.

[Dido_L 1]

19 минут назад, Dido_L сказал:

проверяющего со стороны заказчика в замешательство то, что дата постановки на учет документа на три года моложе, чем подпись в основной надписи

а о номере речь не идет

я про даты. дата ухода документа в архив на три года моложе даты документа. но тут, конечно, мнение архивариуса бы

 

ой моложе - старше

документ, сделанный в 22 году ушел в архив, например, в 17-м

[brigval 723]

18 минут назад, Dido_L сказал:

документ, сделанный в 22 году ушел в архив, например, в 17-м

Если в подписях указана дата 22 год, то таким документ и будет храниться.

Чего тут переживать?

[Dido_L 1]

Объясняю еще раз:

я переживаю, что снизу документа в основной надписи написано: "разраб. / фамилия / хх.хх.2022г" а слева на той же странице в том же документе написано "инв.№ ххх / дата хх.хх.2017г" - смутит ли это проверяющего "на той стороне", бросится ли в глаза и вообще обращают ли на это внимание. и если да, что ему ответить, чтобы он обратно разсмущался. 
потому что моя тут основная обязанность состоит в том, чтобы заказчик, принимая документацию, не смущался.

[Niki85 56]

2 часа назад, Dido_L сказал:

(вопрос 1.) можно ли заменить ВСЕ ЛИСТЫ документа без замены САМОГО документа

Замена документа - это когда у него стало другое обозначение, а все листы в документе (сохраняя его обозначение) можете менять сколько угодно раз присваивая очередное изменение.

6 минут назад, Dido_L сказал:

в том же документе написано "инв.№ ххх / дата хх.хх.2017г" - смутит ли это проверяющего "на той стороне"

Дата возле инвентарного номера листа, ставится такая, когда вам на хранение принесли этот лист документа с последним номером его изменения.

[brigval 723]

21 минуту назад, Dido_L сказал:

Объясняю еще раз:

я переживаю, что снизу документа в основной надписи написано: "разраб. / фамилия / хх.хх.2022г" а слева на той же странице в том же документе написано "инв.№ ххх / дата хх.хх.2017г" - смутит ли это проверяющего "на той стороне", бросится ли в глаза и вообще обращают ли на это внимание. и если да, что ему ответить,

 

Не слышал, о таких проверках.

Просите руководство организовать вам стажировку в больших архивах.

Там и позадаете разные каверзные вопросы.

[BSV1 1 751]

36 минут назад, Niki85 сказал:

Замена документа - это когда у него стало другое обозначение ...

 

36 минут назад, Niki85 сказал:

Дата возле инвентарного номера листа, ставится такая, когда вам на хранение принесли этот лист документа с последним номером его изменения.

Не выдумывайте.

[BSV1 1 751]

3 часа назад, Dido_L сказал:

(вопрос 1.) можно ли заменить ВСЕ ЛИСТЫ документа без замены САМОГО документа, соответственно, не присваивая новый инвентарный номер.

Нет. Замена всех листов документа  - суть замена подлинника документа. Т.е. это новый документ, а он должен быть зарегистрирован.

3 часа назад, Dido_L сказал:

(вопрос 2.) может ли документ, выпущенный (взамен старого) по ИИ, грубо говоря, вчера, быть поставлен на учет три года назад. я уже склоняюсь к тому, что может. потому что при замене одного (первого) листа из объемного документа, приходится обновлять подписи. и, естественно, за три года подписанты поменялись, так что новые фамилии и новые даты. а дата постановки на учет старая.

Если в документе заменяются отдельные листы (включая первый), инвентарный номер не меняется.

[Dido_L 1]

36 минут назад, BSV1 сказал:

1 час назад, Niki85 сказал:

Дата возле инвентарного номера листа, ставится такая, когда вам на хранение принесли этот лист документа с последним номером его изменения.

Не выдумывайте.

вот вы зря так. 

ГОСТ 2.104-2006 основные надписи п.6 Порядок заполнения основной надписи и дополнительных граф:

...

в графе 19 - инвентарный номер подлинника по ГОСТ 2.501;
в графе 20 - сведения о приемке подлинника в службу технической документации (подпись и дата приемки);

...

Вообще (я сейчас прикинула), логично ставить дату слева датой принятия на учет именно листа. а вдруг архивариус поменялся? он что, должен старой датой расписаться? на замененном листе (из множества)?

в ГОСТе не написано, что надо ставить дату постановки документа на учет, а ставить дату приемки в архив того, что в руках держишь, даже если это не весь документ, а только часть документа, но, тем не менее, подлинник

20 минут назад, BSV1 сказал:

Нет. Замена всех листов документа  - суть замена подлинника документа. Т.е. это новый документ, а он должен быть зарегистрирован.

то же самое можно ответить:

суть замены документа - это когда один документ сменился другим документом, а не в этом документе информация поменялась. а у меня документ АБВГ.ххххх.001 сменился на АБВГ.ххххх.001 (изм.1) - я же не пишу (изм.1) в обозначении этого документа. это как версия того же самого документа.

23 минуты назад, BSV1 сказал:

Если в документе заменяются отдельные листы (включая первый), инвентарный номер не меняется.

это не ответ на мой вопрос, простите 

вы невнимательно читаете. я привела пример с первым листом как очевидно верный.

[BSV1 1 751]

@Dido_L , я Вас уговаривать не собираюсь. Хотите разобраться - читайте ГОСТы, Борушека и разбирайтесь. Хотите сами себя уговорить, что все делаете правильно - дело ваше. Тем более, что сейчас требования к соблюдению ЕСКД на многих предприятиях отсутствуют по причине, что следить за их соблюдением уже почти некому.

4 часа назад, Dido_L сказал:

Веду архив КД уже пять лет (без подготовки и обучения)

 

[Dido_L 1]

1 минуту назад, BSV1 сказал:

Вас уговаривать не собираюсь.

меня не надо уговаривать - я прошу или обосновать предложенную версию по ГОСТ (ссылками желательно, а не "в госте написано - я читал") или методом обсуждения и последующих логических заключений вывести наиболее приемлемую версию, которую я смогу обосновать заказчику в случае возникновения разногласий. 

[brigval 723]

17 часов назад, Dido_L сказал:

приемлемую версию, которую я смогу обосновать заказчику в случае возникновения разногласий. 

 

Архив не работает по логическим версиям.

Архив работает строго по инструкциям!

Если Вам не хватает инструкций, разработайте нужную, согласуйте с руководством.

Подготовьте приказ или распоряжение. Подпишите у руководителя.

И никто никогда не предъявит лично Вам претензии по любым вопросам, если Вы действуете по инструкции. Ничего не объясняя отсылаете всех читать утвержденную инструкцию.

А сами идете пить чай. )

 

[Dido_L 1]

насчет инструкции - это да, я все сделаю (и делаю периодически). мне главное, чтобы внутренний стандарт организации не противоречил ГОСТам. А поскольку я могу что-то упустить или недопонять или всякое такое, то я тут и спрашиваю, что делать.

мне лично никто и так не предъявит - никто кроме меня в компании не знает, как это вообще делать. 

в целом, большое (огромное!) спасибо - мозговой штурм удался: и Ваше упоминание о двух схемах учета, и версия @Niki85 об учете и приемке в архив мне прям понравились. и я покопалась - это действительно не противоречит ГОСТам. (ну, на мой взгляд). Но если будут какие-то замечания именно ссылочные по ГОСТам, которые будут противоречить этой версии, я с удовольствием бы ознакомилась. 

 

[brigval 723]

20 часов назад, Niki85 сказал:

Замена документа - это когда у него стало другое обозначение

 

То что Вы описали состоит из двух действий

1 Аннулирование документа со своим обозначеним.

2 Выпуск [нового] документа за своим [новым!] обозначением.

Это и должно быть указано в ИИ.

Относятся эти документы к одному изделию или нет для архива не имеет никакого значения.

 

 

20 часов назад, Niki85 сказал:

а все листы в документе (сохраняя его обозначение) можете менять сколько угодно раз присваивая очередное изменение.

 

Извините, это отсебятина. Замена всех листов = замена документа в целом. С соответствующими действиями по инв. №

 

20 часов назад, Niki85 сказал:

Дата возле инвентарного номера листа, ставится такая, когда вам на хранение принесли этот лист документа с последним номером его изменения.

У листа не бывает инв. №.

Дата у листа проставляется в его таблице изменений в строке с последним номером изменения

[Dido_L 1]

28 минут назад, brigval сказал:

1 Аннулирование документа со своим обозначеним.

2 Выпуск [нового] документа за своим [новым!] обозначением.

таким образом, если я аннулирую АБВГ.12345.000, (состоящий из одного листа) и заменяю его на АБВГ.12345.000, (состоящего из одного листа) с изменением 1. - это замена документа? или это все-таки изменение 1 в документе АБВГ.12345.000

учтите, что если я заменяю документ и инвентарный номер, то я делаю новую запись в инвентарной книге и новую карточку учета по ГОСТ 2.501 ф.2 и 2а, - меня смущает пролное копирование учетной карточки (приглядитесь - там только одно окошечко для инв.номера), при этом, если у меня последующие изменения, например изм.4 уже, то что я должна скопировать из предыдущей карточки в таблицу изменений? все изменения? но это были изменения другого документа. тогда мне придется начинать пересчет изменений с третьего изменения? тогда где первые два? 

39 минут назад, brigval сказал:

Замена всех листов = замена документа в целом.

я уже все ГОСТы перерыла, чтобы найти это определение. если Вы мне дадите прямую ссылку на ГОСТ - я буду крайне !КРАЙНЕ! благодарна!

я читала и перечитывала и смотрела на это с различных сторон. 

Скажите, как Вы понимаете ГОСТ 2.503 п.4.14  https://docs.cntd.ru/document/1200106868

Тут встает вопрос о том, что такое вообще подлинник и что такое документ, состоящий из листов. лист документа - это тоже подлинник? или это часть подлинника? если мне приносят измененный лист из множества в архив - что я делаю? я принимаю подлинник к учету или что?

карточка учета мне нужна, в целом - зачем? чтобы следить за жизненным циклом выпущенного документа. чтобы следить за выпуском и рассылкой копий этих документов, за применяемостью и изменениями. А если я переношу в новую карточку только последние изменения, то для того, чтобы посмотреть, что было раньше, я должна поднять еще три карточки по сути, того же самого документа.

54 минуты назад, brigval сказал:

У листа не бывает инв. №.

Эм.. графы 19 и 20 основной надписи по ГОСТ 2.104 присутствуют как в формах для заглавных листов, так и в формах для последующих листов как чертежей так и текстовых документов. Инвентарный номер присваивается один на весь документ, но пишется на каждом листе. и дата проставляется на каждом листе. дата приемки в архив... - чего? того, что принесли или документа в целом?

опять же вопрос в терминологии - является ли лист документа подлинником  

[Dido_L 1]

1 час назад, brigval сказал:

Это и должно быть указано в ИИ.

ремарочка (запоздалая, как я понимаю, но все же): мои инженеры с 30+летним стажем не пишут ИИ, потому что не знают, что писать. так что ИИ пишу я. что напишу - так и будет. 

они там придумывают что поменять, потом мне информацию спускают - "я лист заменил". а я уже ИИ пишу

[brigval 723]

1 час назад, Dido_L сказал:

таким образом, если я аннулирую АБВГ.12345.000, (состоящий из одного листа) и заменяю его на АБВГ.12345.000, (состоящего из одного листа) с изменением 1. - это замена документа? или это все-таки изменение 1 в документе АБВГ.12345.000

В ИИ будет записано "АБВГ.12345.000 заменить" и в графе для номера изменения буде записано "1"

Раньше (по предыдущим ГОСТам) это же самое записывали "АБВГ.12345.000 аннулировать без изм. и заменить "изм. 1".

Суть от этого не поменялась.

Один там лист или несколько не важно. В данном случае речь о замене документа в целом.

 

По карточкам учета нет опыта, поэтому пропущу.

 

 

1 час назад, Dido_L сказал:

я уже все ГОСТы перерыла, чтобы найти это определение. если Вы мне дадите прямую ссылку на ГОСТ - я буду крайне !КРАЙНЕ! благодарна!

Подлинник - это документ (см. ГОСТ 2.102). Любой документ состоит из листов. Всё! Больше ничего знать не нужно.

Если по ИИ указывают заменть документ, заменяете документ в целом.

Если в ИИ указано изменить, заменить, добавить, аннулировать конкретные листы, выполняете то что указано.

 

1 час назад, Dido_L сказал:

если мне приносят измененный лист из множества в архив - что я делаю?

 

Если Вы как архивариус, ничего. Возвращаете его обратно.

Если Вы как разработчик ИИ, разрабатываете ИИ с указанием о замене одно листа документа, согласовываете его и т. д. Потом принимаете это ИИ как архивариус (по Акту, разумеется) и выполняете указания в этом ИИ.

 

Один лист документа, состоящего из листов в кол. больше одного, не является документом (подлинником в том числе, в терминах ГОСТ). Один лист однолистового документа является полноценным документом.

1 час назад, Dido_L сказал:

Скажите, как Вы понимаете ГОСТ 2.503 п.4.14  https://docs.cntd.ru/document/1200106868

 

Понимаю правильно. )

Конкретизируйте вопрос. На лекцию по ЕСКД не готов.

Изменено 24 марта 2022 пользователем brigval