Jump to content

Инвентарный номер и даты при замене всех листов или всего документа.


Recommended Posts

Dido_L

Добрый день.

Веду архив КД уже пять лет (без подготовки и обучения) 

Сейчас такие технологии, что даже при незначительных изменениях в КД легче лист перепечатать, чем вносить какие-то там изменения. 

в архиве есть документы, состоящие, например, из одного листа. или из двух. и их приходится заменять. и иногда не по одному разу. Есть еще ПО на дисках с ЛУ (не электронный архив) - файлы заменяются при выходе новых версий. я каждый раз присваиваю новый инвентарный номер и новую дату. Но путаница возникает невероятная, если честно. 

Перечитала по буквам ГОСТы 2.510 учет и хранение и 2.503 внесение изменений. не могу понять, (вопрос 1.) можно ли заменить ВСЕ ЛИСТЫ документа без замены САМОГО документа, соответственно, не присваивая новый инвентарный номер. я понимаю замену документа, если внесены значительные изменения, но так вот - это только усложняет (на мой взгляд)

и даты меня смущают. (вопрос 2.) может ли документ, выпущенный (взамен старого) по ИИ, грубо говоря, вчера, быть поставлен на учет три года назад. я уже склоняюсь к тому, что может. потому что при замене одного (первого) листа из объемного документа, приходится обновлять подписи. и, естественно, за три года подписанты поменялись, так что новые фамилии и новые даты. а дата постановки на учет старая.

2.501 а не 2.510

  • Нравится 1
Link to post
Share on other sites


UnPinned posts
brigval
1 час назад, Dido_L сказал:

не могу понять, (вопрос 1.) можно ли заменить ВСЕ ЛИСТЫ документа без замены САМОГО документа,

Не можете, потому, что в ГОСТ этого нет. Хоть Вам и хочется.

 

1 час назад, Dido_L сказал:

я понимаю замену документа, если внесены значительные изменения

Содержание изменений - это не зона ответственности архива. И архивом, извините, не обсуждается.

 

Моя практика общения с архивом показывает, что могут существовать две, примерно равноценные, системы присвоения инв. номеров.

1 При регистрации один раз и на всю жизнь. При замене по ИИ всего документа (= всех листов) инв. номер остается прежним.

2 Первый раз при регистрации и потом каждый раз при замене всего документа.

 

Пять лет назад Вы выбрали второй путь. Возможно, с первым было бы полегче.

 

 

Link to post
Share on other sites
Dido_L

то есть все-таки существует практика замены всех листов документа без замены самого документа, я правильно понимаю? и это все-таки по вашему мнению не противоречит ГОСТам?

и что вы тогда скажете на второй вопрос: не приведет ли проверяющего со стороны заказчика в замешательство то, что дата постановки на учет документа на три года моложе, чем подпись в основной надписи. в общем-то обосновать я смогу, как я уже сказала выше, если я заменяю только первый лист, то подписи (и, соответственно, даты создания документа) обновляются - с этим нельзя спорить.

и да, ремарочка -  в моем случае, я и НК и архив. так что это всё примерно в моей зоне ответственности.

Link to post
Share on other sites
brigval
13 минут назад, Dido_L сказал:

то есть все-таки существует практика замены всех листов документа без замены самого документа, я правильно понимаю?

 

Практика существует, только системно, а не от документа к документу (хочу оставляю, а хочу присваиваю новый).

 

 

15 минут назад, Dido_L сказал:

не приведет ли проверяющего

 

Я не профессиональный архивариус, хотя по роду работы приходится заниматься архивом (больше в части его автоматизации). О каких-то проверках присвоения инв. номеров слышу от Вас впервые.

Link to post
Share on other sites
Dido_L
19 минут назад, Dido_L сказал:

проверяющего со стороны заказчика в замешательство то, что дата постановки на учет документа на три года моложе, чем подпись в основной надписи

а о номере речь не идет

я про даты. дата ухода документа в архив на три года моложе даты документа. но тут, конечно, мнение архивариуса бы

 

ой моложе - старше

документ, сделанный в 22 году ушел в архив, например, в 17-м

Link to post
Share on other sites
brigval
18 минут назад, Dido_L сказал:

документ, сделанный в 22 году ушел в архив, например, в 17-м

Если в подписях указана дата 22 год, то таким документ и будет храниться.

Чего тут переживать?

Link to post
Share on other sites
Dido_L

Объясняю еще раз:

я переживаю, что снизу документа в основной надписи написано: "разраб. / фамилия / хх.хх.2022г" а слева на той же странице в том же документе написано "инв.№ ххх / дата хх.хх.2017г" - смутит ли это проверяющего "на той стороне", бросится ли в глаза и вообще обращают ли на это внимание. и если да, что ему ответить, чтобы он обратно разсмущался. 
потому что моя тут основная обязанность состоит в том, чтобы заказчик, принимая документацию, не смущался.

Link to post
Share on other sites
Niki85
2 часа назад, Dido_L сказал:

(вопрос 1.) можно ли заменить ВСЕ ЛИСТЫ документа без замены САМОГО документа

Замена документа - это когда у него стало другое обозначение, а все листы в документе (сохраняя его обозначение) можете менять сколько угодно раз присваивая очередное изменение.

6 минут назад, Dido_L сказал:

в том же документе написано "инв.№ ххх / дата хх.хх.2017г" - смутит ли это проверяющего "на той стороне"

Дата возле инвентарного номера листа, ставится такая, когда вам на хранение принесли этот лист документа с последним номером его изменения.

  • Нравится 1
Link to post
Share on other sites
brigval
21 минуту назад, Dido_L сказал:

Объясняю еще раз:

я переживаю, что снизу документа в основной надписи написано: "разраб. / фамилия / хх.хх.2022г" а слева на той же странице в том же документе написано "инв.№ ххх / дата хх.хх.2017г" - смутит ли это проверяющего "на той стороне", бросится ли в глаза и вообще обращают ли на это внимание. и если да, что ему ответить,

 

Не слышал, о таких проверках.

Просите руководство организовать вам стажировку в больших архивах.

Там и позадаете разные каверзные вопросы.

Link to post
Share on other sites
BSV1
36 минут назад, Niki85 сказал:

Замена документа - это когда у него стало другое обозначение ...

 

36 минут назад, Niki85 сказал:

Дата возле инвентарного номера листа, ставится такая, когда вам на хранение принесли этот лист документа с последним номером его изменения.

Не выдумывайте.

Link to post
Share on other sites
BSV1
3 часа назад, Dido_L сказал:

(вопрос 1.) можно ли заменить ВСЕ ЛИСТЫ документа без замены САМОГО документа, соответственно, не присваивая новый инвентарный номер.

Нет. Замена всех листов документа  - суть замена подлинника документа. Т.е. это новый документ, а он должен быть зарегистрирован.

3 часа назад, Dido_L сказал:

(вопрос 2.) может ли документ, выпущенный (взамен старого) по ИИ, грубо говоря, вчера, быть поставлен на учет три года назад. я уже склоняюсь к тому, что может. потому что при замене одного (первого) листа из объемного документа, приходится обновлять подписи. и, естественно, за три года подписанты поменялись, так что новые фамилии и новые даты. а дата постановки на учет старая.

Если в документе заменяются отдельные листы (включая первый), инвентарный номер не меняется.

Link to post
Share on other sites
Dido_L
36 минут назад, BSV1 сказал:
1 час назад, Niki85 сказал:

Дата возле инвентарного номера листа, ставится такая, когда вам на хранение принесли этот лист документа с последним номером его изменения.

Не выдумывайте.

вот вы зря так. 

ГОСТ 2.104-2006 основные надписи п.6 Порядок заполнения основной надписи и дополнительных граф:

...

в графе 19 - инвентарный номер подлинника по ГОСТ 2.501;
в графе 20 - сведения о приемке подлинника в службу технической документации (подпись и дата приемки);

...

Вообще (я сейчас прикинула), логично ставить дату слева датой принятия на учет именно листа. а вдруг архивариус поменялся? он что, должен старой датой расписаться? на замененном листе (из множества)?

в ГОСТе не написано, что надо ставить дату постановки документа на учет, а ставить дату приемки в архив того, что в руках держишь, даже если это не весь документ, а только часть документа, но, тем не менее, подлинник

20 минут назад, BSV1 сказал:

Нет. Замена всех листов документа  - суть замена подлинника документа. Т.е. это новый документ, а он должен быть зарегистрирован.

то же самое можно ответить:

суть замены документа - это когда один документ сменился другим документом, а не в этом документе информация поменялась. а у меня документ АБВГ.ххххх.001 сменился на АБВГ.ххххх.001 (изм.1) - я же не пишу (изм.1) в обозначении этого документа. это как версия того же самого документа.

23 минуты назад, BSV1 сказал:

Если в документе заменяются отдельные листы (включая первый), инвентарный номер не меняется.

это не ответ на мой вопрос, простите 

вы невнимательно читаете. я привела пример с первым листом как очевидно верный.

Link to post
Share on other sites
BSV1

@Dido_L , я Вас уговаривать не собираюсь. Хотите разобраться - читайте ГОСТы, Борушека и разбирайтесь. Хотите сами себя уговорить, что все делаете правильно - дело ваше. Тем более, что сейчас требования к соблюдению ЕСКД на многих предприятиях отсутствуют по причине, что следить за их соблюдением уже почти некому.

4 часа назад, Dido_L сказал:

Веду архив КД уже пять лет (без подготовки и обучения)

 

Link to post
Share on other sites
Dido_L
1 минуту назад, BSV1 сказал:

Вас уговаривать не собираюсь.

меня не надо уговаривать - я прошу или обосновать предложенную версию по ГОСТ (ссылками желательно, а не "в госте написано - я читал") или методом обсуждения и последующих логических заключений вывести наиболее приемлемую версию, которую я смогу обосновать заказчику в случае возникновения разногласий. 

Link to post
Share on other sites
brigval
17 часов назад, Dido_L сказал:

приемлемую версию, которую я смогу обосновать заказчику в случае возникновения разногласий. 

 

Архив не работает по логическим версиям.

Архив работает строго по инструкциям!

Если Вам не хватает инструкций, разработайте нужную, согласуйте с руководством.

Подготовьте приказ или распоряжение. Подпишите у руководителя.

И никто никогда не предъявит лично Вам претензии по любым вопросам, если Вы действуете по инструкции. Ничего не объясняя отсылаете всех читать утвержденную инструкцию.

А сами идете пить чай. )

 

Link to post
Share on other sites
Dido_L

насчет инструкции - это да, я все сделаю (и делаю периодически). мне главное, чтобы внутренний стандарт организации не противоречил ГОСТам. А поскольку я могу что-то упустить или недопонять или всякое такое, то я тут и спрашиваю, что делать.

мне лично никто и так не предъявит - никто кроме меня в компании не знает, как это вообще делать. 

в целом, большое (огромное!) спасибо - мозговой штурм удался: и Ваше упоминание о двух схемах учета, и версия @Niki85 об учете и приемке в архив мне прям понравились. и я покопалась - это действительно не противоречит ГОСТам. (ну, на мой взгляд). Но если будут какие-то замечания именно ссылочные по ГОСТам, которые будут противоречить этой версии, я с удовольствием бы ознакомилась. 

 

Link to post
Share on other sites
brigval
20 часов назад, Niki85 сказал:

Замена документа - это когда у него стало другое обозначение

 

То что Вы описали состоит из двух действий

1 Аннулирование документа со своим обозначеним.

2 Выпуск [нового] документа за своим [новым!] обозначением.

Это и должно быть указано в ИИ.

Относятся эти документы к одному изделию или нет для архива не имеет никакого значения.

 

 

20 часов назад, Niki85 сказал:

а все листы в документе (сохраняя его обозначение) можете менять сколько угодно раз присваивая очередное изменение.

 

Извините, это отсебятина. Замена всех листов = замена документа в целом. С соответствующими действиями по инв. №

 

20 часов назад, Niki85 сказал:

Дата возле инвентарного номера листа, ставится такая, когда вам на хранение принесли этот лист документа с последним номером его изменения.

У листа не бывает инв. №.

Дата у листа проставляется в его таблице изменений в строке с последним номером изменения

Link to post
Share on other sites
Dido_L
28 минут назад, brigval сказал:

1 Аннулирование документа со своим обозначеним.

2 Выпуск [нового] документа за своим [новым!] обозначением.

таким образом, если я аннулирую АБВГ.12345.000, (состоящий из одного листа) и заменяю его на АБВГ.12345.000, (состоящего из одного листа) с изменением 1. - это замена документа? или это все-таки изменение 1 в документе АБВГ.12345.000

учтите, что если я заменяю документ и инвентарный номер, то я делаю новую запись в инвентарной книге и новую карточку учета по ГОСТ 2.501 ф.2 и 2а, - меня смущает пролное копирование учетной карточки (приглядитесь - там только одно окошечко для инв.номера), при этом, если у меня последующие изменения, например изм.4 уже, то что я должна скопировать из предыдущей карточки в таблицу изменений? все изменения? но это были изменения другого документа. тогда мне придется начинать пересчет изменений с третьего изменения? тогда где первые два? 

39 минут назад, brigval сказал:

Замена всех листов = замена документа в целом.

я уже все ГОСТы перерыла, чтобы найти это определение. если Вы мне дадите прямую ссылку на ГОСТ - я буду крайне !КРАЙНЕ! благодарна!

я читала и перечитывала и смотрела на это с различных сторон. 

Скажите, как Вы понимаете ГОСТ 2.503 п.4.14  https://docs.cntd.ru/document/1200106868

Тут встает вопрос о том, что такое вообще подлинник и что такое документ, состоящий из листов. лист документа - это тоже подлинник? или это часть подлинника? если мне приносят измененный лист из множества в архив - что я делаю? я принимаю подлинник к учету или что?

карточка учета мне нужна, в целом - зачем? чтобы следить за жизненным циклом выпущенного документа. чтобы следить за выпуском и рассылкой копий этих документов, за применяемостью и изменениями. А если я переношу в новую карточку только последние изменения, то для того, чтобы посмотреть, что было раньше, я должна поднять еще три карточки по сути, того же самого документа.

54 минуты назад, brigval сказал:

У листа не бывает инв. №.

Эм.. графы 19 и 20 основной надписи по ГОСТ 2.104 присутствуют как в формах для заглавных листов, так и в формах для последующих листов как чертежей так и текстовых документов. Инвентарный номер присваивается один на весь документ, но пишется на каждом листе. и дата проставляется на каждом листе. дата приемки в архив... - чего? того, что принесли или документа в целом?

опять же вопрос в терминологии - является ли лист документа подлинником  

Link to post
Share on other sites
Dido_L
1 час назад, brigval сказал:

Это и должно быть указано в ИИ.

ремарочка (запоздалая, как я понимаю, но все же): мои инженеры с 30+летним стажем не пишут ИИ, потому что не знают, что писать. так что ИИ пишу я. что напишу - так и будет. 

они там придумывают что поменять, потом мне информацию спускают - "я лист заменил". а я уже ИИ пишу

Link to post
Share on other sites
brigval
1 час назад, Dido_L сказал:

таким образом, если я аннулирую АБВГ.12345.000, (состоящий из одного листа) и заменяю его на АБВГ.12345.000, (состоящего из одного листа) с изменением 1. - это замена документа? или это все-таки изменение 1 в документе АБВГ.12345.000

В ИИ будет записано "АБВГ.12345.000 заменить" и в графе для номера изменения буде записано "1"

Раньше (по предыдущим ГОСТам) это же самое записывали "АБВГ.12345.000 аннулировать без изм. и заменить "изм. 1".

Суть от этого не поменялась.

Один там лист или несколько не важно. В данном случае речь о замене документа в целом.

 

По карточкам учета нет опыта, поэтому пропущу.

 

 

1 час назад, Dido_L сказал:

я уже все ГОСТы перерыла, чтобы найти это определение. если Вы мне дадите прямую ссылку на ГОСТ - я буду крайне !КРАЙНЕ! благодарна!

Подлинник - это документ (см. ГОСТ 2.102). Любой документ состоит из листов. Всё! Больше ничего знать не нужно.

Если по ИИ указывают заменть документ, заменяете документ в целом.

Если в ИИ указано изменить, заменить, добавить, аннулировать конкретные листы, выполняете то что указано.

 

1 час назад, Dido_L сказал:

если мне приносят измененный лист из множества в архив - что я делаю?

 

Если Вы как архивариус, ничего. Возвращаете его обратно.

Если Вы как разработчик ИИ, разрабатываете ИИ с указанием о замене одно листа документа, согласовываете его и т. д. Потом принимаете это ИИ как архивариус (по Акту, разумеется) и выполняете указания в этом ИИ.

 

Один лист документа, состоящего из листов в кол. больше одного, не является документом (подлинником в том числе, в терминах ГОСТ). Один лист однолистового документа является полноценным документом.

1 час назад, Dido_L сказал:

Скажите, как Вы понимаете ГОСТ 2.503 п.4.14  https://docs.cntd.ru/document/1200106868

 

Понимаю правильно. )

Конкретизируйте вопрос. На лекцию по ЕСКД не готов.

Edited by brigval
Link to post
Share on other sites

Join the conversation

You can post now and register later. If you have an account, sign in now to post with your account.
Note: Your post will require moderator approval before it will be visible.

Guest
Reply to this topic...

×   Pasted as rich text.   Paste as plain text instead

  Only 75 emoji are allowed.

×   Your link has been automatically embedded.   Display as a link instead

×   Your previous content has been restored.   Clear editor

×   You cannot paste images directly. Upload or insert images from URL.

  • Recently Browsing   0 members

    No registered users viewing this page.



  • Сообщения

    • an_rushin
      советую воспользоваться софтом TAITHERM. хотя и CFX подойдёт.  между материалами контакт есть или зазор?
    • Krusnik
      Можно. Я буду показывать всё в Inventor'е, т.к. он был под рукой, но в Компасе то же самое.   Есть задание. Нужно смоделировать вот такую деталь: Способов смоделировать такое куча. Например вот такой через твердое тело. Выдавливается эскиз, потом ещё два эскиза по бокам, и добавляются скругления. Можно делать и по другому: выдавить сразу из одного эскиза, выдавить параллелепипед и вырезать из него полость с последующими скруглениями и т.п. Но так делают самые упоротые. И быстро отучиваются от таких методов, как только их просят сделать развертку.   Правильно пользоваться элементами листового металла. Там тоже многими способами можно моделировать, но правильных только 2 Первый из них - это выдавить из одного эскиза. Он хорош, но я оставлюсь на другом методе, потом будет понятно почему. Второй способ - это сделать прямоугольный эскиз основания, а потом сделать отгибы. Обратите внимание, что при создании отгибов используется следующая опция Благодаря этому можно удобно контролировать модель. Размеры эскиза основания являются габаритными. И если в процессе работы нужно изменить габариты - это легко делается. Казалось бы что в этом такого? Компас тоже так может. Но давайте усложним задачу и сделаем 4 гиба. В Inventor'е я просто редактирую параметры гиба и добавляю ещё 2 кромки. Именно поэтому я не стал рассматривать первый способ. Там можно добавить 2 гиба, но этим способом удобнее контролировать все 4 гиба из одного меню, а не из двух. И Inventor автоматически создает вот такой стык. И только если вы проектируете деталь, которая одевается на другую деталь как крышка - то в таком случае используется другая опция гиба. (но такое бывает редко) ________________________________________________________________________   Но Компас так не умеет. Он не может одним действием делать несколько гибов и создавать стыки. Там одно действие - один гиб. И вот как делают пользователи Компаса. Создают эскиз основания, выдавливают, создают гиб, потом гиб с противоположной стороны. Потом создают третий гиб, И там на стыке образуется вот такая картина, если делать аналогично другим САПР. Но мы не из робкого десятка. Поэтому делаем первый гиб с другой опцией. Потом второй такой же гиб. И добавляем ещё 2 гиба. Вот уже получается нормальный стык, Дальше наращиваем гибы, чтобы щели в стыках были не такими большими. Благо в компасе есть специальные кнопки пр создании гибов. У меня один конструктор из Компаса долго бомбил почему такой опции нет в SW, а нужно редактировать эскиз после создания гиба. И вот у нас получается итоговая модель. Делать её дольше, и больше ёрзать мышкой по монитору, но в итоге в принципе результат такой же.   Только обратите внимание на размеры эскиза. Они теперь не габаритные. Если вам нужно изменить габариты детали - то нужно из габарита вычесть толщину, вычесть радиус гибки с каждой стороны; и только после этого вы получите размеры которые нужно ввести в эскиз. А если вам говорят поменять толщину и радиус гибки - то нужно помимо этой самой толщины и радиуса менять размеры основания, чтобы деталь попадала в заданные габариты. И очень часто когда правят модели  созданные таким образом где-то забывают поправить размер, что приводит к браку в изготовлении. Т.е. компас косвенно увеличивает количество брака и снижает качество выпускаемой документации.   И я понимаю пользователей Компаса, когда они так делают, Потому что по-другому в Компасе не сделать. Но когда они переходят в другой САПР и начинают делать так же, не смотрят как делают другие, да ещё и вопят... 
    • LazyBitch
      Что-то Сергей долго картинку фотошопит. 
    • sotik9
      всем спасибо. В PLC нашел , параметр r2114
    • lowboard
      Работает только в сборке))  У меня нет такой кнопки на клаве)  
    • Far72
      Оно находится в папке util, которая рядом с папкой SolidCam. Я просто как-то выдернул её оттуда на потом и пролюбил где-то.
    • Anat2015
      Все занимались, и болгары даже, и венгры. Двигатель немного размагничен, но не критично - на 100-150 обормотов больше. Не должен момент сильно потерять по этой причине. А что у вас этот хиленький мотор таскает, всего 2 нм? Механику не смотрели? Вертикальная координата - и всего 2 нм? Даже если она и горизонтальная, тем не менее... Обычно такие слабые двигатели подключают через редуктор, но для этого они должны быть высокооборотными, а здесь - 2000  1/min? Судя по разговору про траверсы, моторчик разбирался неоднократно, вот тут то бы и история его пригодилась, только нет ее. Чаще всего, новые проблемы вылезают из штанов старых. P.S.Лабораторку с латром вы все таки проведите, для контроля. Измеряли напряжение на якоре скорее всего цифровым мультиметром, в этом деле им лучше не доверять, если есть стрелочник, используйте его.
    • Sturmann
      Профессор а вы когда спать ложитесь - бороду под одеяло кладёте или на одеяло? 
    • Sturmann
      Зачем вообще нужен этот калькулятор когда есть солид? Если его функции мало - добавьте таблицу эксель.    По моему тут на лицо ситуация " Я умею ездить на механике, пересел на автомобиль с автоматом, где у вас тут сцепление? Нету ? Как то неудобно! "
    • Sturmann
      Возможно всё    
×
×
  • Create New...