Инвентарный номер и даты при замене всех листов или всего документа.

[Dido_L 1]

Добрый день.

Веду архив КД уже пять лет (без подготовки и обучения) 

Сейчас такие технологии, что даже при незначительных изменениях в КД легче лист перепечатать, чем вносить какие-то там изменения. 

в архиве есть документы, состоящие, например, из одного листа. или из двух. и их приходится заменять. и иногда не по одному разу. Есть еще ПО на дисках с ЛУ (не электронный архив) - файлы заменяются при выходе новых версий. я каждый раз присваиваю новый инвентарный номер и новую дату. Но путаница возникает невероятная, если честно. 

Перечитала по буквам ГОСТы 2.510 учет и хранение и 2.503 внесение изменений. не могу понять, (вопрос 1.) можно ли заменить ВСЕ ЛИСТЫ документа без замены САМОГО документа, соответственно, не присваивая новый инвентарный номер. я понимаю замену документа, если внесены значительные изменения, но так вот - это только усложняет (на мой взгляд)

и даты меня смущают. (вопрос 2.) может ли документ, выпущенный (взамен старого) по ИИ, грубо говоря, вчера, быть поставлен на учет три года назад. я уже склоняюсь к тому, что может. потому что при замене одного (первого) листа из объемного документа, приходится обновлять подписи. и, естественно, за три года подписанты поменялись, так что новые фамилии и новые даты. а дата постановки на учет старая.

2.501 а не 2.510

[Nikollay 32]

@BSV1

Вы уже смеётесь, а так и не ответили на вопрос о том что бывает когда изменили первый лист с подписями по вашей логике.

Изменено 25 марта 2022 пользователем Nikollay

[BSV1 1 724]

27 минут назад, Nikollay сказал:

Вы уже смеётесь, а так и не ответили на вопрос о том что бывает когда изменили первый лист с подписями по вашей логике.

Вы невнимательны https://cccp3d.ru/topic/136266-инвентарный-номер-и-даты-при-замене-всех-листов-или-всего-документа/?do=findComment&comment=1313952

 

[brigval 689]

21 час назад, BSV1 сказал:

А с точки зрения учета и хранения  - нет.

@brigval , я тоже поржал. 

 

Новый подлинник будет с инвентарным номером по любому. Это указано в ГОСТ.

Вы сами привели ссылку. И с этим никто не спорит.

А каким должен быть этот инвентарный номер? С точки зрения ГОСТ? Можете уточнить ссылкой на стандарт?

[brigval 689]

В большой проектной организации всем новым подлинникам в архиве присваивают новые, отличные от других, инв. номера.

По системе "одно обозначение - много разных инв. номеров".

Однажды в двух подразделениях появились разные документы, принятые архивом, за одним и тем же обозначением. Разумеется, с разными инв. номерами.

Одному из подразделений пришлось выпустить ИИ на изменение обозначения в документе по указанному в ИИ инв. номеру.

Все прошло нормально. Хотя, что и где в своих документах записывал архив мне не ведомо.

Если бы организация не присваивала новым подлинникам автоматом новые номера, и номер был бы один у этого обозначения,

то ошибка не была бы допущена, так как определить был ли этот документ зарегистрирован ранее или нет не составляет труда.

А с этого при регистрации и должна начинаться работа архива, работающего по системе "одно обозначение - один инв. номер".

 

 

 

[BSV1 1 724]

6 часов назад, brigval сказал:

Новый подлинник будет с инвентарным номером по любому. Это указано в ГОСТ.

Вы сами привели ссылку. И с этим никто не спорит.

А каким должен быть этот инвентарный номер? С точки зрения ГОСТ? Можете уточнить ссылкой на стандарт?

@brigval , все уже сказано. Включите логику. 

 

5 часов назад, brigval сказал:

Однажды в двух подразделениях появились разные документы, принятые архивом, за одним и тем же обозначением.

Это результат бардака в этой "большой проектной организации". Дальше можно не обсуждать.

Даже не знаю, надо ли рассказывать, что даже в небольших организациях по поводу присвоения обозначений ведется картотека.

[brigval 689]

28 минут назад, BSV1 сказал:

@brigval , все уже сказано. Включите логику. 

 

 

Значит, нету у Вас ответа. Я почему-то так и думал.

[BSV1 1 724]

3 часа назад, brigval сказал:

Значит, нету у Вас ответа. Я почему-то так и думал.

Вы согласились, что

Цитата

Новый подлинник будет с инвентарным номером по любому.

Т.е. взамен выпускается новый подлинник его надо будет ставить на учет.

Теперь посмотрим ГОСТ 2.104-2006. В комментарии к графе 21 (Взам . инв. №) сказано: в графе 21 - инвентарный номер подлинника, взамен которого выпущен данный подлинник. Согласитесь, было бы странно видеть в этой графе тот же инв. №, что и в графе 19 (да и зачем бы тогда нужна была эта 21-я графа).

Еще можно сослаться на такое косвенное подтверждение: ГОСТ 2.501-2013 п.8.2.6 Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. Т.е. ситуация, когда инв. № при замене подлинника сохраняется, оговорена особо.

Собственно, даже простая житейская логика говорит, что если регистрируешь новый документ, присвой ему новый инв. номер.

ЕСКД - это Единая Система и чтобы понимать систему, надо читать все ГОСТы, относящиеся к вопросу, а не выдергивать отдельный пункт из контекста и на основании этого пытаться делать умозаключения. И иногда читать Борушека. На ночь. 

[brigval 689]

10 часов назад, BSV1 сказал:

Теперь посмотрим ГОСТ 2.104-2006. В комментарии к графе 21 (Взам . инв. №) сказано: в графе 21 - инвентарный номер подлинника, взамен которого выпущен данный подлинник. Согласитесь, было бы странно видеть в этой графе тот же инв. №, что и в графе 19 (да и зачем бы тогда нужна была эта 21-я графа).

 

Действительно, это было бы странно. Поэтому, если архив работает по системе "один документ - один инвентарный номер", то эта графа будет оставаться пустой. Так же как оставляем пустыми другие графы основной надписи, не актуальные для данного документа.

Замечу, что ГОСТ 2.104-2006 ссылается на ГОСТ 2.503-90. Хотя мы сейчас пользуемся ГОСТ 2.503-2013.

 

10 часов назад, BSV1 сказал:

Собственно, даже простая житейская логика говорит,

 

Житейская логика, или здравый смысл (что одно и то же), в специальных областях знаний могут приводить и приводят! к ошибкам.

Свежий пример. Конструктор, руководствуясь житейской логикой в записи материала Герметик Абрис С-ЛТфиз5 ТУ... принял толщину листа этого материала за 5 мм. И в чертеже указал толщину 5* (для справок). У купленного герметика толщина оказалась 7 мм. Переписка с изготовителем показала, что цифра 5 в записи обозначает только толщину вспененного слоя, а для клеевой мастики толщиной 2 мм информация в записи отсутствует. И в интернете об этом ничего не сказано.

Апеллирование к житейской логике не всегда бывает удачным. )

 

 

10 часов назад, BSV1 сказал:

ЕСКД - это Единая Система и чтобы понимать систему, надо читать все ГОСТы, относящиеся к вопросу, а не выдергивать отдельный пункт из контекста и на основании этого пытаться делать умозаключения. И иногда читать Борушека. На ночь. 

 

Со всем согласен, кроме беллетристики некоего Борушека. Стандарты надежнее для специалистов.

10 часов назад, BSV1 сказал:

Собственно, даже простая житейская логика говорит, что если регистрируешь новый документ, присвой ему новый инв. номер.

Еще добавлю, новый (= выпущенный) документ всегда получит новый инв. номер. Как документ с обозначением отсутствующим в инв. книге на момент приема архивом.

С этим никто не спорит.

 

[BSV1 1 724]

@brigval , а это почему не прокомментировали?

15 часов назад, BSV1 сказал:

Еще можно сослаться на такое косвенное подтверждение: ГОСТ 2.501-2013 п.8.2.6 Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. Т.е. ситуация, когда инв. № при замене подлинника сохраняется, оговорена особо.

Не укладывается в вашу теорию? 

 

Я изложил своё понимание этого вопроса и подтвердил это ссылками на документы (как Вы просили). Вы же в своих возражениях опираетесь исключительно на личные умозаключения. Я совершенно не обязан стараться выводить Вас из этого заблуждения. 

[brigval 689]

46 минут назад, BSV1 сказал:

@brigval , а это почему не прокомментировали?

Не укладывается в вашу теорию? 

 

Это я не прокомментировал потому, что там нечего комментировать.

Если оговорено, значит так надо делать. Тем более, что инв. номер сохраняется прежним.

Да нет у меня никакой теории.

Есть наблюдение за практикой, которая состоит в том, что одни организации работают по одной системе присвоения инв. номеров, а другие по другой. И все по  Е С К Д )

 

49 минут назад, BSV1 сказал:

@brigval , а это почему не прокомментировали?

Не укладывается в вашу теорию? 

 

Я изложил своё понимание этого вопроса и подтвердил это ссылками на документы (как Вы просили). Вы же в своих возражениях опираетесь исключительно на личные умозаключения. Я совершенно не обязан стараться выводить Вас из этого заблуждения. 

Пусть будет так. Не возражаю. В любом случае, мы покопались поглубже в стандартах. Это нам плюс.

[Udav817 288]

26.03.2022 в 17:06, brigval сказал:

По системе "одно обозначение - много разных инв. номеров".

По такой системе вообще журнал регистрации теряет смысл. Можно просто в архив складывать чертежи, как мусор. Не глядя. Всё равно искать потом нереально.

 

P.S.: когда работал на заводе, там был архив КД и ТД (помещение где-то 30 кв.м, оборудованное по всем нормам). Вот честно, проще заново деталь начертить, чем найти её в архиве. Это при том, что архив неплохо структурирован и максимум придётся перерыть 3-4 папки с чертежами. В каждой папке порядка 100-200 позиций (количество чертежей по каждой позиции разное, конечно).

[Волшебница 0]

Вот с инвентарным номером по теме вроде понятно. А вот с датой и подписью? На замененных листах в итоге ставить дату учета в архив всего документа? А подпись свою?

 

[brigval 689]

4 часа назад, Волшебница сказал:

А подпись свою?

А  Вы умеете расписаться не своей подписью?

[maxx2000 535]

5 часов назад, Волшебница сказал:

А подпись свою?

можно и свою, не благодари. Главное ручку красную купи

Цитата

 

Без оборота на меня. Без ущерба

СF BY AR Человек (C) Имя:

UCC 1.308-4

 

[brigval 689]

5 часов назад, Волшебница сказал:

Вот с инвентарным номером по теме вроде понятно. А вот с датой и подписью? На замененных листах в итоге ставить дату учета в архив всего документа? А подпись свою?

 

Здесь есть непонятки. Если Вы работник архива это одно, если конструктор, сдающий КД в архив это другое. Ответы могут быть разными.