Инвентарный номер и даты при замене всех листов или всего документа.

[Dido_L 1]

Добрый день.

Веду архив КД уже пять лет (без подготовки и обучения) 

Сейчас такие технологии, что даже при незначительных изменениях в КД легче лист перепечатать, чем вносить какие-то там изменения. 

в архиве есть документы, состоящие, например, из одного листа. или из двух. и их приходится заменять. и иногда не по одному разу. Есть еще ПО на дисках с ЛУ (не электронный архив) - файлы заменяются при выходе новых версий. я каждый раз присваиваю новый инвентарный номер и новую дату. Но путаница возникает невероятная, если честно. 

Перечитала по буквам ГОСТы 2.510 учет и хранение и 2.503 внесение изменений. не могу понять, (вопрос 1.) можно ли заменить ВСЕ ЛИСТЫ документа без замены САМОГО документа, соответственно, не присваивая новый инвентарный номер. я понимаю замену документа, если внесены значительные изменения, но так вот - это только усложняет (на мой взгляд)

и даты меня смущают. (вопрос 2.) может ли документ, выпущенный (взамен старого) по ИИ, грубо говоря, вчера, быть поставлен на учет три года назад. я уже склоняюсь к тому, что может. потому что при замене одного (первого) листа из объемного документа, приходится обновлять подписи. и, естественно, за три года подписанты поменялись, так что новые фамилии и новые даты. а дата постановки на учет старая.

2.501 а не 2.510

[Dido_L 1]

12 минут назад, brigval сказал:

Если Вы как архивариус, ничего. Возвращаете его обратно.

нет, нет, с ИИ соответствующим, конечно.

в ИИ написано заменить лист, например. мне лист этот приносят без заполненных граф 19 и 20, которые слева?

в ИИ я могу написать "аннулировать лист 1 и заменить листом 1 изм.1", а могу написать "аннулировать документ ХХХ и заменить документом ХХХ изм.1" но если документ состоит из одного листа - это же по факту одно и то же. а по бумажкам - разные вещи.

но, в принципе, конечно, убедили. все-таки в документе из одного листа при замене этого листа меняется весь документ.

но вы же при этом сказали, что существует практика, при которой инвентарный номер присваивается один раз и на всю жизнь. дата слева тоже одна навсегда? а если в архив принесли на замену новый лист из множества, то что надо писать слева в графе 20? если за пять лет сменился архивариус, то дата, за которой будет подписываться новый архивариус вообще даже не будет совпадать с датами его работы на предприятии. как быть?

Кстати, путаницы в документах не возникает - возникает путаница именно в карточках учета. на один и тот же по сути документ у меня пять карточек с разными инв.номерами.

22 минуты назад, brigval сказал:

1 час назад, Dido_L сказал:

Скажите, как Вы понимаете ГОСТ 2.503 п.4.14  https://docs.cntd.ru/document/1200106868

 

Понимаю правильно. )

Да надо было сразу написать, но отвлекли.

там написано "при замене подлинника... " и рядом "при замене всех листов подлинника..." - имеется в виду одно и то же или разные вещи? если бы было написано "через запятую" - было бы понятно, что разные. а так пойди разберись. 

у меня сейчас голова лопнет )))

[brigval 689]

4 минуты назад, Dido_L сказал:

там написано "при замене подлинника... " и рядом "при замене всех листов подлинника..." - имеется в виду одно и то же или разные вещи? если бы было написано "через запятую" - было бы понятно, что разные. а так пойди разберись. 

у меня сейчас голова лопнет )))

 

Думаю, конкретизировали, потому что в зависимости от способа внесения изменений возможны варианты заполнения таблицы изменений на листах же документа.

6 минут назад, Dido_L сказал:

в ИИ я могу написать "аннулировать лист 1 и заменить листом 1 изм.1", а могу написать "аннулировать документ ХХХ и заменить документом ХХХ изм.1" но если документ состоит из одного листа - это же по факту одно и то же. а по бумажкам - разные вещи.

Если лист один, то заменить лист листом будет ошибкой. Замена всех листов (не зависимо от кол-ва) это всегда замена документа в целом.

[Dido_L 1]

5 минут назад, brigval сказал:

Если лист один, то заменить лист листом будет ошибкой.

а это где-нибудь написано в примерной формулировке "замена всех листов документа считается заменой документа"?

13 минут назад, Dido_L сказал:

но вы же при этом сказали, что существует практика, при которой инвентарный номер присваивается один раз и на всю жизнь. дата слева тоже одна навсегда? а если в архив принесли на замену новый лист из множества, то что надо писать слева в графе 20? если за пять лет сменился архивариус, то дата, за которой будет подписываться новый архивариус вообще даже не будет совпадать с датами его работы на предприятии. как быть?

и вот по этому поводу если есть какие-то мысли, то милости прошу.

а Вы разработчик? КД на НК и в архив сдаете сами?

[brigval 689]

9 минут назад, Dido_L сказал:

если за пять лет сменился архивариус, то дата, за которой будет подписываться новый архивариус вообще даже не будет совпадать с датами его работы на предприятии. как быть?

 

А что плохого, если новый работник поставит свою подпись и дату регистрации документа?

Вам для работы нужна какая дата? Ту и ставьте. Вы же не для себя ее ставите, а для работников потомков, которые будут работать с документом.

Но я в этих вещах сам плаваю. Хотел бы поспрашивать, но некого пока. )

[Dido_L 1]

*если считать, что дата одна на всю жизнь, как дата постановки на учет документа в целом

понимаете, если я подпишусь за старой датой в одном и том же окошечке, а дата не будет соответствовать датам моей работы в организации, меня бухгалтерия сожрет ))

хотя, конечно, архивариус пока не меняется. поменяется - пусть думает сам, да

[brigval 689]

1 минуту назад, Dido_L сказал:

а это где-нибудь написано в примерной формулировке "замена всех листов документа считается заменой документа"?

 

Это записано в Конституции. )

Сожгите все листы документа. Останется у Вас документ?

Сожгите документ в целом. Останутся у Вас листы?

3 минуты назад, Dido_L сказал:

*если считать, что дата одна на всю жизнь, как дата постановки на учет документа в целом

 

Точно знаю, такая практика существует. Если я не знаю деталей конкретики, это не значит, что там все плохо.

[Dido_L 1]

6 минут назад, brigval сказал:

Сожгите все листы документа. Останется у Вас документ?

Сожгите документ в целом. Останутся у Вас листы?

очень хорошая мысль, возьму на вооружение.

если в документе нельзя заменить все листы, не заменяя документ в целом, то каким образом присвоить ему инв.номер "один на всю жизнь"? в ИИ прописать? типа "АБВГ.ххх инв.номер 45 аннулировать и заменить АБВГ.ххх изм.1 инв.номер 45"? 

выглядит странновато..

или прописать в стандарте организации "всем документам с одним и тем же обозначением присваивать один и тот же инвентарный номер?"

 

[brigval 689]

11 минут назад, Dido_L сказал:

если в документе нельзя заменить все листы, не заменяя документ в целом, то каким образом присвоить ему инв.номер "один на всю жизнь"?

выглядит странновато..

или прописать в стандарте организации "всем документам с одним и тем же обозначением присваивать один и тот же инвентарный номер?"

 

 

В инвентарной книге. Причем тут ИИ?

В СТО прописать правила работы архива, наверное, не плохой вариант.

Тем более, что за 5 лет у Вас, должно быть, прилично опыта накопилось.

Изменено 24 марта 2022 пользователем brigval

[Nikollay 32]

Коллеги, по ЕСКД учет документов ведется по карточкам учета документов ГОСТ 2.501.

В карточке отражается применяемость и учитываются все изменения. Которые могут проводится и заменой всего документа (п. 5.2 ГОСТ 2.503). При ведении электронного документооборота это также является основным методом проведения изменений. 

Инвентарный номер документа является атрибутом этой карточки.

Для электронных документов в ГОСТ 2.051-2013 четко указано, что при внесении изменений меняется не сам документ а его версия (п. 4.16).

В приложении А и примечании к п.3.13 написано:

В бумажном КД все изменения, как правило, относятся к одному исходному документу, который также включает в себя все его предыдущие изменения. В такой системе управления документами порядковый номер изменения (графа 14 основной надписи по ГОСТ 2.104) следует рассматривать как номер версии.

 

Это конечно не прямое указание как нужно вести документацию, но говорит о том, что такой подход когда карточка учета документов создается один раз за весь жизненный цикл документа применялся и ничему не противоречит.

Альтернативный метод, когда карточка учета документа перевыпускается с сохранением всей своей информации (применяемость и все проведённые изменения) при каждом изменении всех листов документа мне кажется избыточен и автоматизируется сложнее. 

 

До введения карточек учета (система чертежного хозяйства СССР) каждое изменение приводило к аннулированию документа и выпуску нового с внесенным изменением. Применяемость велась не в карточках, а в атрибутах документов и примечаниях спецификаций (указание о заимствовании).

[Niki85 55]

4 часа назад, Dido_L сказал:

если в документе нельзя заменить все листы, не заменяя документ в целом, то каким образом присвоить ему инв.номер "один на всю жизнь"?

Никак. Если их слушать (Замена всех листов документа  - суть замена подлинника документа. Т.е. это новый документ, а он должен быть зарегистрирован.), то будете каждый раз новый инвентарный номер присваивать и карточку учета заводить. Раньше документы правили от руки и поэтому редко заменяли целиком, теперь устарело все это. Правильный метод — один инвентарный номер и одна карточка учета на все время существования документа.

[brigval 689]

Старый ГОСТ 2.501-68

 

[Nikollay 32]

До ГОСТ 2.503-68 проводить изменение можно только заменой подлинника с присвоением ему нового инвентарного номера.

По ГОСТ 2.503, ГОСТ 2.505 и 2.506 присваивать новый инвентарный номер нужно только при ручном документообороте, при автоматизированном, на основе CAD систем, необходимо проводить заменой документа без присвоения нового инвентарного номера.

Начиная с ГОСТ 2.503-90 - можно проводить изменение заменой подлинника без присвоения нового инвентарного номера при любом виде документооборота.  

Изменено 25 марта 2022 пользователем Nikollay

[brigval 689]

1 час назад, Nikollay сказал:

Начиная с ГОСТ 2.503-90 - можно проводить изменение заменой подлинника без присвоения нового инвентарного номера при любом виде документооборота. 

 

Цитата

Г.4.4.3 При замене в процессе внесения изменений подлинника новым с тем же обозначением инвентарный номер подлинника сохраняется.

@Dido_L , можете остановиться на существующих инв. номерах и больше не присваивать новые инв. номера и создавать новые карточки учета при замене подлинника (= всех его листов). Хотя приложение Г рекомендуемое, основание для этого есть. )

 

Ой! Это без выпуска извещения

Изменено 25 марта 2022 пользователем brigval

[Nikollay 32]

@brigval

В пункте 5.2 ГОСТ 2.503-2013 

Записано:

5.2 Внесение изменений в бумажный документ осуществляют:

- зачеркиванием;

- подчисткой (смывкой);

- закрашиванием белым цветом;

- введением новых данных;

- заменой листов или всего документа;

До ГОСТ 2.503-90 замены документа при проведении изменения не было, вместо этого была специальная процедура замены подлинника с изменением инвентарного номера.

То есть в актуальном стандарте нет разделения в механизмах проведения извещения при замене листа или всего документа.

Никто не запрещает сделать это разделение в рамках конкретного производства, но и не настаивает на этом как на основном методе.

[brigval 689]

15 минут назад, Nikollay сказал:

@brigval

В пункте 5.2 ГОСТ 2.503-2013 

Записано:

5.2 Внесение изменений в бумажный документ осуществляют:

- зачеркиванием;

- подчисткой (смывкой);

- закрашиванием белым цветом;

- введением новых данных;

- заменой листов или всего документа;

До ГОСТ 2.503-90 замены документа при проведении изменения не было, вместо этого была специальная процедура замены подлинника с изменением инвентарного номера.

То есть в актуальном стандарте нет разделения в механизмах проведения извещения при замене листа или всего документа.

Никто не запрещает сделать это разделение в рамках конкретного производства, но и не настаивает на этом как на основном методе.

 

 

Спасибо. Понятно. Да, это может быть основанием для сохранения прежнего инв. номера.

 

 

Это, может быть, делает более понятным, почему раньше было

АБВГ.000000.000 изм. N-1 аннулировать и заменить изм. N

а теперь

АБВГ.000000.000 заменить

 

Изменено 25 марта 2022 пользователем brigval

[Nikollay 32]

24 минуты назад, brigval сказал:

Это, может быть, делает более понятным, почему раньше было

АБВГ.000000.000 изм. N-1 аннулировать и заменить изм. N

а теперь

АБВГ.000000.000 заменить

Мне это объяснял нормоконтроль когда я принес извещение с аннулированием.

Сказали это было у них на обучении.

[BSV1 1 724]

1. Согласно ГОСТ 2.501

- учету подлежат все поступающие на хранение подлинники

- каждому подлиннику присваивают инвентарный номер

2. Согласно ГОСТ 2.102 (говорим про бумажный КД)

 

Следовательно, если весь документ заменяется (не важно, замена документа целиком или все листы документа), это новый подлинник, т.к. он вновь оформлен подлинными подписями. И этот новый подлинник поступает в архив. Значит, см. п.1 .

Что касается электронных документов, то тут ситуация не однозначная (особенно в плане функционала различных PDM), но если для коррекции ЭП снимаются, а затем ставятся снова, то можно провести аналогию с бумажным вариантом. Но нужны ли вообще инвентарные номера при электронном документообороте? 

[Niki85 55]

28 минут назад, BSV1 сказал:

это новый подлинник, т.к. он вновь оформлен подлинными подписями.

А если заменили первый (заглавный) лист, то это —"Если в документе заменяются отдельные листы (включая первый), инвентарный номер не меняется."

[brigval 689]

1 час назад, BSV1 сказал:

1. Согласно ГОСТ 2.501

- учету подлежат все поступающие на хранение подлинники

- каждому подлиннику присваивают инвентарный номер

 

Следовательно, если весь документ заменяется (не важно, замена документа целиком или все листы документа), это новый подлинник, т.к. он вновь оформлен подлинными подписями.

 

С точки зрения материальных ценностей, это конечно другой объект (инвентарь), которому должен быть присвоен другой очередной инвентарный номер. Но это хозяйственный вопрос ))

 

С точки зрения документации, это тот-же самый документ. Так у него то же самое обозначение.

И в других конструкторских документах, ссылка на заменяемый документ идет по обозначению документа, а не по его инвентарному номеру.

И здесь уже не важно сколько раз документ менялся и менялся или нет его инвентарный номер. Почти всегда будет актуальным его последнее изменение.

 

 

Цитата

- каждому подлиннику присваивают инвентарный номер

Здесь не сказано, каким должен быть этот номер!!!

Поступил подлинник на замену. Его предшественник аннулируется и его инвентарный номер освобождается.

Где сказано, что запрещено использовать свободный инвентарный номер?

В строгом соответствии с ГОСТ новому подлиннику присваивают инвентарный номер его аннулированного предшественника. Разве здесь есть отступление от ЕСКД?

Изменено 25 марта 2022 пользователем brigval

[BSV1 1 724]

1 час назад, brigval сказал:

С точки зрения документации, это тот-же самый документ.

А с точки зрения учета и хранения  - нет.

1 час назад, brigval сказал:

Здесь не сказано, каким должен быть этот номер!!!

Поступил подлинник на замену. Его предшественник аннулируется и его инвентарный номер освобождается.

Где сказано, что запрещено использовать свободный инвентарный номер?

В строгом соответствии с ГОСТ новому подлиннику присваивают инвентарный номер его аннулированного предшественника. Разве здесь есть отступление от ЕСКД?

@brigval , я тоже поржал.