Безбумажная технология - контроль документов в электронном виде

[DGroot 8]

Более 10 лет назад я принял участие в создании на нашем предприятии системы электронного документооборота. На первом этапе нами были разработаны методики, обеспечивающие создание документов в электронном виде (ДЭ), их оформление, согласование и контроль. Все эти документы послужили основой для разработки в последующем системы стандартов предприятия. Наипервейшим условием было жесткое закрепление перечня программных средств (на уровне версий), разрешенных для проектирования.

Это позволило осуществить подбор программных средств с помощью которых производится также и контроль ДЭ.

Нельзя сказать, что на сегодня мы перестали производить контроль с бумажных копий. Отчасти это обусловлено человеческим фактором (средний возраст нормоконтроллеров более 50 лет), т.к. менять привычки непросто, так и возможностями аппаратными.

Для перехода к автоматизированному контролю необходимо осуществить ряд мероприятий:

а) Проектирование перечней элементов, спецификаций и ведомостей покупных необходимо осуществлять с помощью программного обеспечения (ПО) в основу которого должна быть положена единая база данных стандартизированных компонентов, электрорадиоэлементов и материалов. Причем процесс проектирования этих документов жестко привязывает их друг к другу (ввод данных в документы должен осуществляться непосредственно из базы данных, без возможности непосредственного редактирования данных в документе). Ввод данных в базу данных должна осуществлять уполномоченная группа специалистов. За базой должен осуществляться контроль силами группы нормативного контроля. Алгоритмы распределения записей внутри документов закладываются в ПО.

Такая система позволяет отказаться от контроля за содержанием этих документов в части вносимой номенклатуры и правильностью записи ее в документы.

б) Аналогичные действия должны быть осуществлены для обеспечения процессов проектирования электрических схем, сборочных чертежей. Должны быть созданы и стандартизованы условнографические изображения электрорадиоэлементов и стандартизованных компонентов (гайки, винты и т.п.). Контроль за их созданием и использованием также должен осуществляться группой нормативного контроля;

в) Должны быть налажены интерфейсы, обеспечивающие взаимодействие между системами проектирования электрических принципиальных схем и печатных плат (типа ORCAD, PCAD), и САПРами (типа АUTOСАD, Proingener), не забыв и системы САМ;

г) Для контроля текстовых документов (инструкций, технических условий и т.п.) должно использоваться ПО, функционирующее по принципу работы контроля за орфографией в редакторе Word. То есть должен быть создан перечень слово и символосочетаний, относительно которых осуществляется проверка текста документа с выдачей отчета;

д) Визуальный контроль документов должен осуществляться с использованием программ типа AutoVue.

Эта система визуализирует большое количество форматов данных (от офисных приложений до систем двух и трехмерного моделирования).

<noindex>http://www.oracle.com/technology/products/...ts/formats.html</noindex>

Она позволяет осуществлять простановку пометок с замечаниями по полю документов с последующей передачей этих пометок исполнителю документа;

е) Должна быть разработана система электронного учета и информирования, поступающей на контроль документации;

ж) Должна быть внедрена система электронного согласования;

з) Работа нормативнотехнической библиотеки должна быть переведена на работу с электронными документами, а работа с фондом документов на бумажных носителях, должна вестись с использованием автоматизированного учета абонентов и имеющейся нормативно технической документации.

Многое из этого нами уже внедрено, но многое находится в процессе проектирования.

К сожалению, данная тема ни разу не была рассмотрена в печатных изданиях типа "САПР и графика" и т.п. хотя ее актуальность очевидна.

В части аппратного обеспечения позволяющего контролировать большеформатное изображение и изображение нескольких документов одновременно (чертеж и спецификация). По моим соображениям

первое вполне возможно реализовать с использованием цифрового проектора (такое было реализовано на одном из Питерских предпрятий) или с помощью широкоформатных мониторов (считаю пока менее эффективно). Мы планируем приобретение минимум 2-х проекторов на группу из 5 чел.

Во втором случае вполне может быть удобен либо тандем из двух мониторов на один компьютер либо сочетание проектор- монитор. Главное суметь удобно расположить это оборудование на рабочем месте.

Но не будем забывать ГОСТ 2.111

"Примечания:

1. При контроле электронных графических документов (например, чертежей, схем, моделей), выполненных на нескольких листах, имеющих несколько видов (сечений, разрезов), нормоконтролеру могут быть представлены документы в бумажной форме (при технической возможности).

2. При использовании программных средств для проектирования и разработки конструкторской документации объем проверок при нормоконтроле может быть сокращен. В этом случае перечень проверок при нормоконтроле устанавливает разработчик по согласованию со службой стандартизации. На изделия, изготавливаемые по заказу Министерства обороны, перечень проверок в этом случае согласовывают с заказчиком (представительством заказчика)."

3. Нормоконтроллер в проверяемых документах наносит карандашом условные пометки к элементам, которые долны быть исправлены или заменены. Сделанные пометки сохраняются до подписания подлинников и снимает их нормоконтроллер. Способ нанесения и снятия условных пометок устанавливает организация

[brigval 690]

В идеале, если все хорошо и правильно организовано, появляется большое сомнение в необходимости службы нормоконтролеров. Только это - большой секрет. :))

[DGroot 8]

В идеале, если все хорошо и правильно организовано, появляется большое сомнение в необходимости службы нормоконтролеров. Только это - большой секрет. :))

ХА-ХА-ХА

По Вашим, уважаемый brigval, словам получается если в идеале все автомобилисты и пешеходы знают и Выполняют правила дорожного движения то и ГИПДД с палкой на дороге быть не должно. Что-то верится с трудом.

Нет и никогда не будет идеальных людей как и идеальной организации труда инженеров в частности.

Человек всегда норовит делать по своему разумению, а не так как предписано законом, т.к. стремится считать, что все кругом дураки и только он один умный. Вот для контроля за дурацким "чужим разумением" и нужны нормоконтролеры, а стандартизаторы нужны, чтобы законы разрабатывать, соблюдение которых и должны контролировать нормоконтролеры.

[vvsapr2k 0]

Уважаемый DGroot. Хотелось бы услышать мнение специалиста))

Как у вас происходит согласование документации в электронном виде? Я это вижу так:Есть изделие состоящие из нескольких сборочных единиц,

каждый документ в системе согласовывается ЭЦП и хранится в электронном архиве. При необходимости вывода на печать(например для экземпляра в производство) вижу 2 варианта:

1. документация утверждается УД по требованию цеха(через месяц, год), например, на каждую сборочную единицу и направляется в цех.

2. сразу после окончания согласования оформляется УД и он хранится в архиве и по требованию прикрепляется к экземпляру КД.

Если экземпляров много как осуществляется "копирование УД"?

[brigval 690]

По Вашим, уважаемый brigval, словам получается если в идеале все автомобилисты и пешеходы знают и Выполняют правила дорожного движения то и ГИПДД с палкой на дороге быть не должно. Что-то верится с трудом.

Нет и никогда не будет идеальных людей как и идеальной организации труда инженеров в частности.

Нет, не так. Если у автомобилиста такое программное обеспечение, что ему только надо выбрать на компьютере конечный пункт (а к этому постепенно все идет), а все остальное решает и управляет машиной компьютер в автомобиле и на центральной базе. А Пешеходы ходят только по заранее отведенным местам, выйти за которые им не даст система, то и гаишники в современном понимании будут не нужны.

Как сейчас уже не нужны, например, станочники для станков с ЧПУ.

Электронный документооборот - предназначен прежде всего для автоматизации труда (=повышение производительности труда). Хорошо автоматизированный трудовой процесс высвобождает специалистов. Это уже давно известно. Странно, что Вы занимаетесь автоматизацией труда и не согласны с этим.

[Елена 116]

Не обязательно освобождает,

а скорее сокращает сроки подготовки и выхода на рынок

Я против сокращения нормоконтролеров, архивариусав и т.д.

Я за эффективное использование труда инженеров- разработчиков.

Разумеется нормоконтролеров, архивариусов и др. .

работников ОТД должно быть столько,

сколько нужно для того, чтобы процесс не тормозился,

избыточное кол-во тоже вредит

[Странник 6]

Все ECAD-чики болеют этою детскою болезнью, им же фотошаблон нужон и ничего более, а ТУ писать ну таааак неохота.

[Lex TD 8]

Это все хорошо и в принципе так и должно быть но в конечном итоге главный экземпляр это то что своими черными замасленными руками держит рабочий и то что каждый может пойти взять и взглянуть в архиве вне зависимости от количества компьютеров, баз данных, отсутствия света, падения систем, падения серверов, и еще что там бывает у админов. Поэтому на моем предприятии оригинал это бумажный экземпляр который хранится в архиве и копия которого пошла в производство а не модели/чертежи которые есть у меня/шефа/в хранилище.

[DGroot 8]

Уважаемый DGroot. Хотелось бы услышать мнение специалиста))

Как у вас происходит согласование документации в электронном виде? ........

Я уже давал довольно подробный ответ на этот вопрос на

<noindex>http://forum.ascon.ru/index.php/topic,12837.0.html</noindex>

С того времени каких либо особых изменений и добавлений не было.

Электронный документооборот - предназначен прежде всего для автоматизации труда (=повышение производительности труда). Хорошо автоматизированный трудовой процесс высвобождает специалистов. Это уже давно известно. Странно, что Вы занимаетесь автоматизацией труда и не согласны с этим.

Уважаемый, brigval, вы (как в прочем и я) склонны к фантазии (в хорошем смысле этого слова).

Я бы сказал так - "Плох тот программист у которого проблемы с фантазией". Но однако фантазируя будем все же и реалистами как Елена, а не кремлевскими мечтателями времен коммунизма.

Высвобождение - сокращение, а это безработица, а это плохо.

Лучше так - тем же количеством спецов, за те же или более сжатые сроки должны делать больше и лучшего качества.

Или по Вашему пусть квалифицированные китайские инженеры и рабочие пашут, а мы придумавшие всю эту автоматизацию будем жить на Канарах. Не уверен что это хорошо кончится для нас с Вами.

Не обязательно освобождает, а скорее сокращает сроки подготовки и выхода на рынок Я против сокращения нормоконтролеров, архивариусов и т.д. Я за эффективное использование труда инженеров- разработчиков.

Разумеется нормоконтролеров, архивариусов и др. . работников ОТД должно быть столько, сколько нужно для того, чтобы процесс не тормозился, избыточное кол-во тоже вредит

Вот с Вами, Елена я целиком согласен.

Все ECAD-чики болеют этою детскою болезнью.................

В бытность работы ECADчиком я в шутку предлагал разработать такую программу. На вход задаем технические требования в виде совокупности тех или иных параметров, на выходе получаем готовые электрические схемы и перечни элементов". В результате получалось что можно "сократить" всех ECADчиков.

Шутливое название программы - "Двое из ларца одинаковы с лица" или "По щучьему велению по моему хатению".

Поэтому на моем предприятии оригинал это бумажный экземпляр который хранится в архиве и копия которого пошла в производство а не модели/чертежи которые есть у меня/шефа/в хранилище.

Ну Вы, уважаемый Lex TD (или Ваше руководство), на мой взгляд, еще с недоверием относитесь к техническому прогрессу. И почему то думаете что "рукописи не горят", а вот с электроникой мол "бабушка на двое сказал". Нельзя же в эру развития информационных технологий быть настолько зашоренным.

Сегодня даже президент всея Руси призывает к электронному документообороту.

Может лучше чертежи высекать в камне, в виде глиняных табличек или рисовать на бересте.

Ведь сколько лет прошло, а они до сих под читабельны.

Мы у себя уже 11 лет храним только электронные подлинники документов и никаких бумажных.

И уже думаем как бы до "замасленных" рук рабочего документ в электронном виде доводить.

В Ваших словах, извините, свозит такое мнение - мол давай давайте . Вот кинут бомбочку ядреную и вся ваша электронная документация медным тазом, а вот моя бумажная мол лучше всех сохранится.

Так может лучше всем миром бороться за мир во всем мире. Ведь муравейник то у нас один на всех - планета Земля. Как в одном месте аукнется - так в другом откликнется - это сейчас даже дети малые понимают.

Или вы натурал (шутю) - обратно в пещеры на чистый воздух.

[Елена 116]

Большой вред принесли руководители самому процессу автоматизации,

которые еще на этапе планирования проектов заявляли -

вот мы это все внедрим и половину выгоним.

Внедренцы, которые во главу угла ставят не повышение качества изделий,

создание новых возможностей для творчества инженеров,

а как палку или уздечку, принесли еще больше вреда.

[cadzero 0]

Это все хорошо и в принципе так и должно быть но в конечном итоге главный экземпляр это то что своими черными замасленными руками держит рабочий и то что каждый может пойти взять и взглянуть в архиве вне зависимости от количества компьютеров, баз данных, отсутствия света, падения систем, падения серверов, и еще что там бывает у админов. Поэтому на моем предприятии оригинал это бумажный экземпляр который хранится в архиве и копия которого пошла в производство а не модели/чертежи которые есть у меня/шефа/в хранилище.

Оригинал - это файл на диске, а все остальное - копии. Читайте ГОСТы.

[Странник 6]

В бытность работы ECADчиком я в шутку предлагал разработать такую программу. На вход задаем технические требования в виде совокупности тех или иных параметров, на выходе получаем готовые электрические схемы и перечни элементов". В результате получалось что можно "сократить" всех ECADчиков.

Шутливое название программы - "Двое из ларца одинаковы с лица" или "По щучьему велению по моему хатению".

Между прочим, я и сам когда то немного обучался PCAD-у, лет наверно так 11 или даже 12 тому назад, правда вот до конца доучиться не удалось, бо следующее изделие срочно потребовалось делать в объёмном монтаже.

Так вот, если сравнивать по уровню саботажа схемотехника и технолога, то не факт ещё что технолог выиграет... можете даже поверить мне на слово.

[Lex TD 8]

Нет мое руководство не боится атомной бомбы, они боятся чего-то более страшного, они боятся админа, которому не заплатили зарплату за два месяца ;)

[Елена 116]

Пусть платят.

Себе-то они платят, пусть и с админом поделятся

[DGroot 8]

Пусть платят.

Себе-то они платят, пусть и с админом поделятся

И водопроводчику тоже платить надо, а то он того и гляди крантик перекоит. И тут уж всем не сахарно будет.

Так что кто тут важнее, это еще посмотреть надо. А платить надобно всем. Одним за то что в голове, другим за то что в руках, третьим за то что в ногах, а четвертым за то и другое.

[Lex TD 8]

Ну немножко отвлеклись от темы, я сказал как сложилось на моем предприятии, ведь руководство ищет самое дешевое решение проблемы, и испортить одним кликом всю инфу это не тоже что три комнаты архива, все в стелажах, к тому же копии всех чертежей есть в цехах, поэтому восстановить потерянное в случае чего, в электронке, не составит труда, правда это и теоретически не нужно, ведь далее цех делает изделие независимо от КБ.

[Елена 116]

У нас каждое утро автоматически делается BAK всего архива,

хранится несколько последних копий.

База на сервере (управляет доступом админ и зам ОИТ),

баки храню у себя. Знает об их наличие и местонахождении мой подчиненный.

Креме того есть база на локальной машине.

Все это может быть очень быстро (я думаю несколько минут -

может десятков минут восстановлено под тем же подключением.

Грохнуть базу так, чтоб не заметили нельзя.

Все данные имеют авторство, заменить может тот, кому разрешено

(таблица текущих замен где указаны ФИО тех,

кто может и кого заменить), удалить только автор.

Ведется протокол всех вхождений и действий пользователей. .

Уж на крайний случай, чтоб админ прямо с базы не убрал чего-нибудь

написан небольшой сервис - считает по ключевым данным

(наличие в базе занесенных файлов - потому, что это самая серьезная потеря).

Если бы такое произошло, разобрались бы с причиной и восстановили за предыдущий день

Хотя админ сети в базу не лезет. Ему это не к чему.

Диверсанты пойдут по уже очень серьезным статьям

[Странник 6]

....

Диверсанты пойдут по уже очень серьезным статьям

А ФСБ-шники визу под вашим ПО ставили?

(Это вовсе даже и не шутка.)

[Елена 116]

Страннику - нет.

Просто вредительством те, с кем я работаю не занимаются. А у тех, кто может что-нибудь испортить - у них доступа нет. Потерять архив почти невозможно. Поэтому последнюю строчку можете пропустить

(ну если только всех четверых, что я перечислила сразу прикончат) Оснвной у нас все-равно бумажный архив (т.е. бумажные копии все-равно есть). Для того, чтобы все перевести в электронный несколько лет понадобится, смысла нет. Поэтому только то, что в электронном виде разрабатывается (оснастки более 600 комплектов),

что приходит внешнее на согласование тоже храним, старое - сканируют по требованию подразделений. Картотека на нем же (на более 34000 документов). .Приходили, возможно с проверкой кто-то, спросили, как можно все взять - я им сказала, что пусть документ за подписью начальника службы безопасноти принесут.

На этом пока проверка кончилась, может еще как у начальника ОИТ проверяли Вынести может и можно вместе с сервером, но тогда охрана будет отвечать. Только ПО и настройки для работы на сервере не находятся. Поэтому почти бесполезно. Бумажные копии просто хранятся, там, где в электронном виде твердые делаются с архива. Я не уверена, что оснастки твердые копии хранятся (но я им посоветовала на всякий случай делать (плотеры быстрые, времени это много не требует, лежат себе, никому не мешают.) За архив отвечает ОТД и руководители подразделений, помещающих документы в архив, за работу ПО и сохранность БД - ОИТ. Для ФСБ-шников главное, чтобы ничего не утекло. Зачем им нужно ковырятся с ПО (для этого нужно обладать достаточно высокой квалификацией), когда известны ответственные. Сеть, как я писала, у нас физически отдельно от интернета.

Елена , убедительная просьба к вам, писать ваши сообщения в редакторе форума! Если же вам нравится писать в другом редакторе, то перед отсылкой делайте форматирование вашего сообщения. Удаляйте пустые строки и лишние пробелы а также переходы на новую строку. Проявите уважение к людям, читать такие посты очень неудобно, и кроме того они раздувают базу форума лишними" пустыми кодами". Зы(это последнее китайское предупреждения, после буду резать ваши посты нещадно).

Добрый модератор ART

[Елена 116]

Дело в том, что почему-то больше одной строчки я послать с моего компа за раз не могу. Извените.