Соответствие номера экземпляра копий и абонентов

[green346 3]

Добрый день.

Наше изделие идет в составе комплекса заказчика.

У заказчика, есть головной заказчик плюс смежные организации, всем нужны учтенные копии.

Когда передаем копии КД, ставим на учет абонентов в карточке учета и не задумываясь ставили на документах штамп "ЭКЗ. №" и подписывали "1, 2, 3 и т.д.".

Начали разбираться и не понимаем, где должна быть отражена информация о том какой номер экземпляра кто получил. Проще говоря, сейчас принято так, что первый абонент - первый экземпляр, но т.к. в 2.501 об этом нигде не сказано скорее всего так трактовать некорректно.

Где должна быть отражена информация о соответствии поставленного на учет номера экземпляра и его абонента и нужно ли вообще ставить штамп на высылаемых в другие организации документах?

[BSV1 1,766]

1 час назад, green346 сказал:

Где должна быть отражена информация о соответствии поставленного на учет номера экземпляра и его абонента и нужно ли вообще ставить штамп на высылаемых в другие организации документах?

Номер копии (если это требуется) фиксируется в Карточке учета документов (форма 2) в блоке "Учет копий".  Номер экземпляра копии учитывается в Абонентской карточке (форма 3).

 

Нужно ли присваивать номера копиям, если рассылается по одному экземпляру каждому абоненту, вам решать, т.к. не понятно, что это дает. Вот если в адрес одного абонента высылается несколько экземпляров, тогда их нумерация имеет какой-то смысл.

 

Могу конечно и ошибаться, т.к. архивными делами не занимаюсь, но если исходить из ГОСТа, то вроде бы так.

[green346 3]

У нас тоже никто в архивное дело глубоко никто не погружался, поэтому приходится иногда додумывать самим.

Разжеванного описания заполнения каждой графы, как в 2.503 очень не хватает.

 

2 часа назад, BSV1 сказал:

Номер копии (если это требуется) фиксируется в Карточке учета документов (форма 2) в блоке "Учет копий".

 

Напрямую нигде не упоминается, но в целом по тексту к этому блоку можно притянуть только "7.4 Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, 2а, 2б и 2в (см. приложение Б)."

Поэтому можно предположить, что блок используется для учета копий поступивших от других организаций.

Ну и в целом единственная фраза, хоть что-то говорящая о копиях передающимся другим организациям из раздела про учет копий:

"6.16 Учёт выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учёт осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б)."

 

А вот в 2.501-68 был приведен пример заполнения карточки:

В старой редакции блок тоже использовался для учета документов поступивших от других организаций. В графе "основание" записана накладная, которая сопровождает передаваемые копии.

 

2 часа назад, BSV1 сказал:

Нужно ли присваивать номера копиям, если рассылается по одному экземпляру каждому абоненту, вам решать, т.к. не понятно, что это дает. Вот если в адрес одного абонента высылается несколько экземпляров, тогда их нумерация имеет какой-то смысл.

Ну вот к обсуждению нас и сподвигло то, что кто-то может запросить по две копии, подумали, так сказать, наперед.

Edited November 19, 2024 by green346

[BSV1 1,766]

31 минуту назад, green346 сказал:

Напрямую нигде не упоминается ...

Зато в указанных формах № экз. присутствует.

 

 

[Niki85 56]

1 час назад, green346 сказал:

Ну ...... , кто-то может запросить по две копии, подумали, так сказать, наперед.

Выдача копий — Форма 2б (нет номеров экземпляров при выдаче).  Номер экземпляра ставят на учет при получении и записывают в карточку (если две копии и более) ГОСТ 2.501-2013.

[BSV1 1,766]

Цитата

6.16 Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учет осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б). Выдачу и учет возврата бумажных копий внутренним абонентам осуществляют по абонентским карточкам (см. формы 3, За, приложение 3)

 

[green346 3]

17 часов назад, BSV1 сказал:

Зато в указанных формах № экз. присутствует.

В форме 3 да, есть поле для номера экземпляра, но форма не подходит - используется только для внутренних абонентов.

А вот в форме 2 графы "Поступило" и "Списано" явно указывают на то, что в блок "Учет копий" записывают информацию о копиях поступивших от других организаций.

 

16 часов назад, Niki85 сказал:

записывают в карточку

Куда записывают, в какую графу карточки?

[Niki85 56]

8 часов назад, green346 сказал:

Куда записывают, в какую графу карточки?

Поступившие копии учитываю в карточках учета по  Форме 2, графы "Учет копий"(Дата, Основание, Кол. (№ экз.). В графе "Вид документа" — пишем "копия".

[green346 3]

 

13 часов назад, Niki85 сказал:

Поступившие копии учитываю в карточках учета по  Форме 2, графы "Учет копий"(Дата, Основание, Кол. (№ экз.). В графе "Вид документа" — пишем "копия".

 

Я прошу прощения, невнимательно ваше первое сообщение прочитал.

Вопроса про учет номеров экземпляров поступивших копий у меня не было. Вопрос был про учет номеров экземпляров отправленных.

Edited November 21, 2024 by green346

[BSV1 1,766]

20.11.2024 в 08:35, green346 сказал:

А вот в форме 2 графы "Поступило" и "Списано" явно указывают на то, что в блок "Учет копий" записывают информацию о копиях поступивших от других организаций.

Это явно указано в тексте ГОСТа:

Цитата

6.16 Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учет осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б).

Что касается номеров копий, думаю, вполне можно их записывать в графу "Кол. экз." формы 2а вместо количества, т.к. экземпляр с конкретным номером всегда один.

[Niki85 56]

19.11.2024 в 14:46, BSV1 сказал:

Вот если в адрес одного абонента высылается несколько экземпляров, тогда их нумерация имеет какой-то смысл.

Какой? Назад копии не возвращаются.

[BSV1 1,766]

2 часа назад, Niki85 сказал:

Назад копии не возвращаются.

А в п.6.16 написано, что возвращаются. И возврат подлежит учету.

[Niki85 56]

47 минут назад, BSV1 сказал:

А в п.6.16 написано, что возвращаются.

Для чего? Понятно что списываются по окончании применения в карточках, но физически как бумажный носитель зачем возвращать копии? Просто снимают с учета.

[BSV1 1,766]

11 часов назад, Niki85 сказал:

Для чего?

Во-первых, это написано в ГОСТе. Не факт, что это обязательное требование.

Во-вторых, причины требовать возврата бумажных копий могут быть разные. Мы, например, требуем, чтобы после выполнения заказа документы не валялись у исполнителя.

[Niki85 56]

2 часа назад, BSV1 сказал:

Мы, например, требуем, чтобы после выполнения заказа документы не валялись у исполнителя.

Пусть исполнитель пришлет акт об уничтожении переданных ему от вас рабочих копий. Или нужна обязательно макулатура?

[BSV1 1,766]

2 часа назад, Niki85 сказал:

Или нужна обязательно макулатура?

Нам нужно гарантированное уничтожение. 

[Niki85 56]

45 минут назад, BSV1 сказал:

Нам нужно гарантированное уничтожение.

Если вы не доверяете и другого соисполнителя вам не найти, тогда в этой ситуации необходим ваш "контролер" у исполнителя.  Попробуйте застраховаться и урегулировать взаимоотношения через договор лицензирования. При нынешних технологиях, навряд ли это по другому  осуществимо.