Jump to content

Соответствие номера экземпляра копий и абонентов


Recommended Posts

green346

Добрый день.

Наше изделие идет в составе комплекса заказчика.

У заказчика, есть головной заказчик плюс смежные организации, всем нужны учтенные копии.

Когда передаем копии КД, ставим на учет абонентов в карточке учета и не задумываясь ставили на документах штамп "ЭКЗ. №" и подписывали "1, 2, 3 и т.д.".

Начали разбираться и не понимаем, где должна быть отражена информация о том какой номер экземпляра кто получил. Проще говоря, сейчас принято так, что первый абонент - первый экземпляр, но т.к. в 2.501 об этом нигде не сказано скорее всего так трактовать некорректно.

Где должна быть отражена информация о соответствии поставленного на учет номера экземпляра и его абонента и нужно ли вообще ставить штамп на высылаемых в другие организации документах?

Link to post
Share on other sites


UnPinned posts
BSV1
1 час назад, green346 сказал:

Где должна быть отражена информация о соответствии поставленного на учет номера экземпляра и его абонента и нужно ли вообще ставить штамп на высылаемых в другие организации документах?

Номер копии (если это требуется) фиксируется в Карточке учета документов (форма 2) в блоке "Учет копий".  Номер экземпляра копии учитывается в Абонентской карточке (форма 3).

 

Нужно ли присваивать номера копиям, если рассылается по одному экземпляру каждому абоненту, вам решать, т.к. не понятно, что это дает. Вот если в адрес одного абонента высылается несколько экземпляров, тогда их нумерация имеет какой-то смысл.

 

Могу конечно и ошибаться, т.к. архивными делами не занимаюсь, но если исходить из ГОСТа, то вроде бы так.

Link to post
Share on other sites
green346

У нас тоже никто в архивное дело глубоко никто не погружался, поэтому приходится иногда додумывать самим.

Разжеванного описания заполнения каждой графы, как в 2.503 очень не хватает.

 

2 часа назад, BSV1 сказал:

Номер копии (если это требуется) фиксируется в Карточке учета документов (форма 2) в блоке "Учет копий".

 

Напрямую нигде не упоминается, но в целом по тексту к этому блоку можно притянуть только "7.4 Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, 2а, 2б и 2в (см. приложение Б)."

Поэтому можно предположить, что блок используется для учета копий поступивших от других организаций.

Ну и в целом единственная фраза, хоть что-то говорящая о копиях передающимся другим организациям из раздела про учет копий:

"6.16 Учёт выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учёт осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б)."

 

А вот в 2.501-68 был приведен пример заполнения карточки:

image.png

В старой редакции блок тоже использовался для учета документов поступивших от других организаций. В графе "основание" записана накладная, которая сопровождает передаваемые копии.

 

2 часа назад, BSV1 сказал:

Нужно ли присваивать номера копиям, если рассылается по одному экземпляру каждому абоненту, вам решать, т.к. не понятно, что это дает. Вот если в адрес одного абонента высылается несколько экземпляров, тогда их нумерация имеет какой-то смысл.

Ну вот к обсуждению нас и сподвигло то, что кто-то может запросить по две копии, подумали, так сказать, наперед.

Edited by green346
Link to post
Share on other sites
BSV1
31 минуту назад, green346 сказал:

Напрямую нигде не упоминается ...

Зато в указанных формах № экз. присутствует.

 

R_531.jpg

 

R_532.jpg

Link to post
Share on other sites
Niki85
1 час назад, green346 сказал:

Ну ...... , кто-то может запросить по две копии, подумали, так сказать, наперед.

Выдача копий — Форма 2б (нет номеров экземпляров при выдаче).  Номер экземпляра ставят на учет при получении и записывают в карточку (если две копии и более) ГОСТ 2.501-2013.

Link to post
Share on other sites
BSV1
Цитата

6.16 Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учет осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б). Выдачу и учет возврата бумажных копий внутренним абонентам осуществляют по абонентским карточкам (см. формы 3, За, приложение 3)

 

Link to post
Share on other sites
green346
17 часов назад, BSV1 сказал:

Зато в указанных формах № экз. присутствует.

В форме 3 да, есть поле для номера экземпляра, но форма не подходит - используется только для внутренних абонентов.

А вот в форме 2 графы "Поступило" и "Списано" явно указывают на то, что в блок "Учет копий" записывают информацию о копиях поступивших от других организаций.

 

16 часов назад, Niki85 сказал:

записывают в карточку

Куда записывают, в какую графу карточки?

Link to post
Share on other sites
Niki85
8 часов назад, green346 сказал:

Куда записывают, в какую графу карточки?

Поступившие копии учитываю в карточках учета по  Форме 2, графы "Учет копий"(Дата, Основание, Кол. (№ экз.). В графе "Вид документа" — пишем "копия".

Link to post
Share on other sites
green346

 

13 часов назад, Niki85 сказал:

Поступившие копии учитываю в карточках учета по  Форме 2, графы "Учет копий"(Дата, Основание, Кол. (№ экз.). В графе "Вид документа" — пишем "копия".

 

Я прошу прощения, невнимательно ваше первое сообщение прочитал.

Вопроса про учет номеров экземпляров поступивших копий у меня не было. Вопрос был про учет номеров экземпляров отправленных.

Edited by green346
Link to post
Share on other sites
BSV1
20.11.2024 в 08:35, green346 сказал:

А вот в форме 2 графы "Поступило" и "Списано" явно указывают на то, что в блок "Учет копий" записывают информацию о копиях поступивших от других организаций.

Это явно указано в тексте ГОСТа:

Цитата

6.16 Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учет осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б).

Что касается номеров копий, думаю, вполне можно их записывать в графу "Кол. экз." формы 2а вместо количества, т.к. экземпляр с конкретным номером всегда один.

Link to post
Share on other sites
Niki85
19.11.2024 в 14:46, BSV1 сказал:

Вот если в адрес одного абонента высылается несколько экземпляров, тогда их нумерация имеет какой-то смысл.

Какой? Назад копии не возвращаются.

Link to post
Share on other sites
BSV1
2 часа назад, Niki85 сказал:

Назад копии не возвращаются.

А в п.6.16 написано, что возвращаются. И возврат подлежит учету.

Link to post
Share on other sites
Niki85
47 минут назад, BSV1 сказал:

А в п.6.16 написано, что возвращаются.

Для чего? Понятно что списываются по окончании применения в карточках, но физически как бумажный носитель зачем возвращать копии? Просто снимают с учета.

Link to post
Share on other sites
BSV1
11 часов назад, Niki85 сказал:

Для чего?

Во-первых, это написано в ГОСТе. Не факт, что это обязательное требование.

Во-вторых, причины требовать возврата бумажных копий могут быть разные. Мы, например, требуем, чтобы после выполнения заказа документы не валялись у исполнителя.

Link to post
Share on other sites
Niki85
2 часа назад, BSV1 сказал:

Мы, например, требуем, чтобы после выполнения заказа документы не валялись у исполнителя.

Пусть исполнитель пришлет акт об уничтожении переданных ему от вас рабочих копий. Или нужна обязательно макулатура?

Link to post
Share on other sites
BSV1
2 часа назад, Niki85 сказал:

Или нужна обязательно макулатура?

Нам нужно гарантированное уничтожение. :smile:

Link to post
Share on other sites
Niki85
45 минут назад, BSV1 сказал:

Нам нужно гарантированное уничтожение.

Если вы не доверяете и другого соисполнителя вам не найти, тогда в этой ситуации необходим ваш "контролер" у исполнителя.  Попробуйте застраховаться и урегулировать взаимоотношения через договор лицензирования. При нынешних технологиях, навряд ли это по другому  осуществимо.

Link to post
Share on other sites

Create an account or sign in to comment

You need to be a member in order to leave a comment

Create an account

Sign up for a new account in our community. It's easy!

Register a new account

Sign in

Already have an account? Sign in here.

Sign In Now
  • Recently Browsing   0 members

    No registered users viewing this page.



×
×
  • Create New...