Соответствие номера экземпляра копий и абонентов

[green346 3]

Добрый день.

Наше изделие идет в составе комплекса заказчика.

У заказчика, есть головной заказчик плюс смежные организации, всем нужны учтенные копии.

Когда передаем копии КД, ставим на учет абонентов в карточке учета и не задумываясь ставили на документах штамп "ЭКЗ. №" и подписывали "1, 2, 3 и т.д.".

Начали разбираться и не понимаем, где должна быть отражена информация о том какой номер экземпляра кто получил. Проще говоря, сейчас принято так, что первый абонент - первый экземпляр, но т.к. в 2.501 об этом нигде не сказано скорее всего так трактовать некорректно.

Где должна быть отражена информация о соответствии поставленного на учет номера экземпляра и его абонента и нужно ли вообще ставить штамп на высылаемых в другие организации документах?

[BSV1 1 752]

1 час назад, green346 сказал:

Где должна быть отражена информация о соответствии поставленного на учет номера экземпляра и его абонента и нужно ли вообще ставить штамп на высылаемых в другие организации документах?

Номер копии (если это требуется) фиксируется в Карточке учета документов (форма 2) в блоке "Учет копий".  Номер экземпляра копии учитывается в Абонентской карточке (форма 3).

 

Нужно ли присваивать номера копиям, если рассылается по одному экземпляру каждому абоненту, вам решать, т.к. не понятно, что это дает. Вот если в адрес одного абонента высылается несколько экземпляров, тогда их нумерация имеет какой-то смысл.

 

Могу конечно и ошибаться, т.к. архивными делами не занимаюсь, но если исходить из ГОСТа, то вроде бы так.

[green346 3]

У нас тоже никто в архивное дело глубоко никто не погружался, поэтому приходится иногда додумывать самим.

Разжеванного описания заполнения каждой графы, как в 2.503 очень не хватает.

 

2 часа назад, BSV1 сказал:

Номер копии (если это требуется) фиксируется в Карточке учета документов (форма 2) в блоке "Учет копий".

 

Напрямую нигде не упоминается, но в целом по тексту к этому блоку можно притянуть только "7.4 Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, 2а, 2б и 2в (см. приложение Б)."

Поэтому можно предположить, что блок используется для учета копий поступивших от других организаций.

Ну и в целом единственная фраза, хоть что-то говорящая о копиях передающимся другим организациям из раздела про учет копий:

"6.16 Учёт выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учёт осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б)."

 

А вот в 2.501-68 был приведен пример заполнения карточки:

В старой редакции блок тоже использовался для учета документов поступивших от других организаций. В графе "основание" записана накладная, которая сопровождает передаваемые копии.

 

2 часа назад, BSV1 сказал:

Нужно ли присваивать номера копиям, если рассылается по одному экземпляру каждому абоненту, вам решать, т.к. не понятно, что это дает. Вот если в адрес одного абонента высылается несколько экземпляров, тогда их нумерация имеет какой-то смысл.

Ну вот к обсуждению нас и сподвигло то, что кто-то может запросить по две копии, подумали, так сказать, наперед.

Изменено 7 часов назад пользователем green346

[BSV1 1 752]

31 минуту назад, green346 сказал:

Напрямую нигде не упоминается ...

Зато в указанных формах № экз. присутствует.

 

 

[Niki85 56]

1 час назад, green346 сказал:

Ну ...... , кто-то может запросить по две копии, подумали, так сказать, наперед.

Выдача копий — Форма 2б (нет номеров экземпляров при выдаче).  Номер экземпляра ставят на учет при получении и записывают в карточку (если две копии и более) ГОСТ 2.501-2013.

[BSV1 1 752]

Цитата

6.16 Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учет осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б). Выдачу и учет возврата бумажных копий внутренним абонентам осуществляют по абонентским карточкам (см. формы 3, За, приложение 3)