Соответствие номера экземпляра копий и абонентов

[green346 3]

Добрый день.

Наше изделие идет в составе комплекса заказчика.

У заказчика, есть головной заказчик плюс смежные организации, всем нужны учтенные копии.

Когда передаем копии КД, ставим на учет абонентов в карточке учета и не задумываясь ставили на документах штамп "ЭКЗ. №" и подписывали "1, 2, 3 и т.д.".

Начали разбираться и не понимаем, где должна быть отражена информация о том какой номер экземпляра кто получил. Проще говоря, сейчас принято так, что первый абонент - первый экземпляр, но т.к. в 2.501 об этом нигде не сказано скорее всего так трактовать некорректно.

Где должна быть отражена информация о соответствии поставленного на учет номера экземпляра и его абонента и нужно ли вообще ставить штамп на высылаемых в другие организации документах?

[BSV1 1 752]

1 час назад, green346 сказал:

Где должна быть отражена информация о соответствии поставленного на учет номера экземпляра и его абонента и нужно ли вообще ставить штамп на высылаемых в другие организации документах?

Номер копии (если это требуется) фиксируется в Карточке учета документов (форма 2) в блоке "Учет копий".  Номер экземпляра копии учитывается в Абонентской карточке (форма 3).

 

Нужно ли присваивать номера копиям, если рассылается по одному экземпляру каждому абоненту, вам решать, т.к. не понятно, что это дает. Вот если в адрес одного абонента высылается несколько экземпляров, тогда их нумерация имеет какой-то смысл.

 

Могу конечно и ошибаться, т.к. архивными делами не занимаюсь, но если исходить из ГОСТа, то вроде бы так.