Какой алгоритм оформления ЭД к поставке изделия?

[Demek18 0]

Здравствуйте! Хочется узнать мнение сообщества насчет выпуска ЭД.
Что в практике обычно должно происходить между этапами "после утверждения и учета ЭД" и "отгрузки ЭД с изделием".

 

1. 1. Создаем, утверждаем, учитываем в архиве.
2. 2. СТД готовит учтенные копии ЭД на количество экземпляров поставки.
3. 3. Отгрузка заполняет от руки данные заводских номеров и др.
4. 4. Отправляем экземпляры в поставке изделия заказчику.

 

У кого как построено заполнение комплектности поставки и остальных данных в ЭД? Это обычное дело, что от руки? или есть варианты?

Как происходит переход от общего утвержденного подлинника паспорта изделия к паспорту поставки?

Поделитесь, пожалуйста, какая у кого практика.

 

Документооборот бумажный.

Если у кого электронный документооборот, тоже интересно как это происходит и какие статусы у эксплуатационных документов поставки в системе. Заранее спасибо за помощь и мнения!

[Niki85 71]

11 часов назад, Demek18 сказал:

3. Отгрузка заполняет от руки данные заводских номеров и др.

Следующий пункт - передача поставляемого комплекта ЭД на контроль ОТК и далее контроль процесса упаковки изделия вместе с поставляемой ЭД.

[Demek18 0]

11 часов назад, Niki85 сказал:

Следующий пункт - передача поставляемого комплекта ЭД на контроль ОТК и далее контроль процесса упаковки изделия вместе с поставляемой ЭД.

 

По общей практике экземпляр поставки (копия подлинника) для поставки готовится в двух экземплярах или в одном? После заполнения и отгрузки в Компании что-то остается?

 

У нас готовится в 1 экз. и уезжает всё с поставкой, а при необходимости восстановить данные через год, все сходят с ума. А подлинник в архиве лежит незаполненный же.
Мы предлагали сканировать заполненный экз., говорят "нет времени",

Мы предлагаем готовить в 2х экземплярах (1 уезжает, 1 нам в архив), говорят "зачем хранить столько бумаги".

 

Я еще встречала фразу в другой теме на форуме, что есть Паспорт как документация, а есть Паспорт как изделие.

У нас это совсем не используется, если кто-то может поделиться, как  происходит перевод Документа "ПС" в Изделие "ПС", буду очень рада. Это частая практика или единичная?

 

[BSV1 1,989]

1 час назад, Demek18 сказал:

По общей практике экземпляр поставки (копия подлинника) для поставки готовится в двух экземплярах или в одном? После заполнения и отгрузки в Компании что-то остается?

Если вашей фирме надо иметь копии, то делайте. В любом случае информация о том, что, сколько и кому отгрузили остается в подразделениях, которые этим занимаются.

 

1 час назад, Demek18 сказал:

Я еще встречала фразу в другой теме на форуме, что есть Паспорт как документация, а есть Паспорт как изделие.

Эксплуатационные документы для отгрузки могут быть выполнены типографским способом. Это отдельное мероприятие, к оформлению КД отношения не имеющее. Просто обращаетесь в типографию и обговариваете, как вам надо напечатать и переплести документы. Почитайте ГОСТ Р 2.601—2019 п.8.

[Demek18 0]

10 минут назад, BSV1 сказал:

Если вашей фирме надо иметь копии, то делайте. В любом случае информация о том, что, сколько и кому отгрузили остается в подразделениях, которые этим занимаются.

 

А действительно ли это общая практика, что заводские номера всего комплекта поставки в Паспорте заполняются от руки? Это же трудозатратно и риск человеческой ошибки очень высок. Может быть, есть еще какой-то подход?
 

[Kelny 1,616]

 

21.05.2026 в 09:06, Demek18 сказал:

1. Создаем, утверждаем, учитываем в архиве.

Зачем? По этой логике архив должен учитывать все изготовленные детали по КД.

 

21.05.2026 в 09:06, Demek18 сказал:

2. СТД готовит учтенные копии ЭД на количество экземпляров поставки.

Почему учтённые? Актуальные.

Хорошо, если покупатель один, а если их тысячи? Каждого на учёт в архив поставите, чтобы рассылать изменения? А оно точно нужно?

 

21.05.2026 в 09:06, Demek18 сказал:

3. Отгрузка заполняет от руки данные заводских номеров и др.

Если другого инструментария нет, то от руки.

 

21.05.2026 в 09:06, Demek18 сказал:

У кого как построено заполнение комплектности поставки и остальных данных в ЭД? Это обычное дело, что от руки? или есть варианты?

Комплект поставки постоянный и его вручную заполнять нет необходимости. Заполняется только пенеменная информация. Если комплекты поставки разные, то русками ставится галочка на нужном или как-то выделяется.

 

21.05.2026 в 09:06, Demek18 сказал:

Как происходит переход от общего утвержденного подлинника паспорта изделия к паспорту поставки?

Распечаткой архивом или типографией. С учтённой копией ни чего не происходит - продолжает жить в архиве.

 

21.05.2026 в 09:06, Demek18 сказал:

Документооборот бумажный.

Если у кого электронный документооборот, тоже интересно как это происходит и какие статусы у эксплуатационных документов поставки в системе.

Какие могут быть статусы в аривной системе на готовую продукцию? Архив отвечает только за КД, а не за отгрузку готовую продукцию. 

Это должно быть в системе завода о движении и отгрузки продукции - это их вотчина.

 

1 час назад, Demek18 сказал:

По общей практике экземпляр поставки (копия подлинника) для поставки готовится в двух экземплярах или в одном? После заполнения и отгрузки в Компании что-то остается?

Если вам нужна копия, то можете её сделать. Но если вы отгражаете продукцию тысячами, то где вы будете хранить все ваши копии, опять же копию тоже надо заполнить.

Экземплят только один на единицу товара или даже один на партию товаров.

 

1 час назад, Demek18 сказал:

У нас готовится в 1 экз. и уезжает всё с поставкой, а при необходимости восстановить данные через год, все сходят с ума. А подлинник в архиве лежит незаполненный же.
Мы предлагали сканировать заполненный экз., говорят "нет времени",

Мы предлагаем готовить в 2х экземплярах (1 уезжает, 1 нам в архив), говорят "зачем хранить столько бумаги".

Правильно говорят. В системе должны быть отгруженные паспорта, а данные в системе, что данные ЗАВОДСКИЕ НОМЕРА отргуражали, по этим данным и создавать подленник, возможно средствами автоматизации.

Если в паспорта записываются какие-то проверяемые данные, то эти данные могут формироваться сразу в компьютере и сам паспот может печататься уже с замеренными параметрами (опять же возможно автоматизировано без участия человека).

В принципе всё можно закодировать в КОД (QR, штрих) или искать изделие по заводскому номеру, а дальше доступ к паспотру может быть онлайн, например, как сейчас работает база данных по поверкам АРШИН (все данные онлайн, бумажный паспорт просто не нужен и пликладывается как информационный листок).

 

1 час назад, Demek18 сказал:

Я еще встречала фразу в другой теме на форуме, что есть Паспорт как документация, а есть Паспорт как изделие.

Паспорт ка изделия, это как изготовленная деталь. После изготовления это уже не забота архива, это самостоятельный объект изготовленный по учтённой КД.

 

 

 

 

25 минут назад, Demek18 сказал:

А действительно ли это общая практика, что заводские номера всего комплекта поставки в Паспорте заполняются от руки? Это же трудозатратно и риск человеческой ошибки очень высок. Может быть, есть еще какой-то подход?

Почему общая? Нет конечно.

Может быть втоматизированная подготовка с помощью компьютера, например, вы получаете изделие, подключаете его при необходимости к стенду проверки, сканируете КОД на изделии (или вводите номер вручную), а компьютер обрабатывает данные и печататает уже заполненный паспорт, в некоторых случаях прямо со штампами и подписями, а информацию об изделии заносит в базу данных предприятия изготовителя/производителя. Остаётся только сложить и приложить паспорт в коробку с изделием. При необходимости дубликата просто распечатеть сведения из базы данных, а если база доступна онлайн, то потребитель сам может распечатать себе новый паспорт со сведениями о приборе.

 

Другой вариант, это изготовление наклеек с заводскими номерами. В качестве примера можете глянуть сотовые телефоны, смартфоны, где заводской номер прямо на изделии или внутри изделия (можно посомотреть на экране через меню или спец.коды) и наклейки на упаковке, от куда можно взять наклейку и вклеить в паспорт, гаратиный талон и т.п.

[Demek18 0]

Что-то вопросов еще больше возникло. Спасибо!

 

35 минут назад, Kelny сказал:

 

Зачем? По этой логике архив должен учитывать все изготовленные детали по КД.

 

 

Почему? Мы же говорим про документацию. А чертежи деталей (подлинники) архив учитывает. Я пытаюсь разобраться, может быть у нас в компании путают понятия. В общем смысле копия с учтенного подлинника разве может быть неучтенная? В карточке учета как минимум указываем количество выпущенных копий по каждому зарегистрированному документу. 
Я поэтому и спрашиваю про статус документа, уезжающего в поставку)). Копия с подлинника с заполненными данными?

 

Вот, если можно, пример. Разработчик создал паспорт АБВГ.123456.111ПС для изделия "Х". Поле "Зав.№___" остается свободно. Собрал все подписи для утверждения. Добавил его в полный комплект КД для учета. Архив взял документ, присвоил инвентарный.
 

Теперь планируется поставка этого изделия "Х" в объеме 10 штук. 

Архив с подлинника паспорта АБВГ.123456.111ПС делает 10 копий, отдает на производство.
Каждая копия заполняется с переменными данными: зав№ самого изделия "Х" и зав№ КМЧ (например, 15 позиций), ну и все остальные подписи, даты, данные ОТК и Упаковки.  Эти заполненные копии уезжают с поставками.

 

В таком виде это ок?
 

53 минуты назад, Kelny сказал:

 

Правильно говорят. В системе должны быть отгруженные паспорта, а данные в системе, что данные ЗАВОДСКИЕ НОМЕРА отгружали, по этим данным и создавать подлинник, возможно средствами автоматизации.

 

А здесь вы предлагаете создавать подлинник паспорта, загружая зав.№ и тп заранее. Но как мы можем что-то загружать в не утвержденный документ? Или заполнить, а потом на подпись? Но тогда получится 1 зав№ изделия = 1 подлинник паспорта в архиве. Это вроде тоже самое, что если копии снимать и тоже хранить. Очень большой объем бумаги.

1 час назад, Kelny сказал:

Какие могут быть статусы в архивной системе на готовую продукцию? Архив отвечает только за КД, а не за отгрузку готовую продукцию. 

Это должно быть в системе завода о движении и отгрузки продукции - это их вотчина.

Видимо вот в этом моменте неразбериха у нас. К паспорту поставки мы продолжаем относится как к документации. А вы имеете ввиду, что это уже предмет поставки, и статуса документация он уже не несет, правильно?

[Demek18 0]

И почему так интересен статус "паспорта" документа поставки.

Если это просто копия с подлинника, то по идее мы не должны вносить туда изменения с переменными данными. Документ тогда изменяется и перестает быть копией подлинника. И ему нужен тогда другой статус.

 

А как у кого оформляется заказ-наряд в архив на распечатку подлинника паспорта для отгрузки?

[Niki85 71]

7 часов назад, Demek18 сказал:

Если это просто копия с подлинника, то по идее мы не должны вносить туда изменения с переменными данными. Документ тогда изменяется и перестает быть копией подлинника. И ему нужен тогда другой статус.

Учтенные копии используются для организации процесса производства продукции, а заполненная копия паспорта на поставку по существу является произведенным продуктом и учитывается в составе поставляемого изделия.

Снятие копий ЭД для поставляемой продукции в карточках учета КД не отражают. 

[Kelny 1,616]

22.05.2026 в 11:46, Demek18 сказал:

Почему? Мы же говорим про документацию. А чертежи деталей (подлинники) архив учитывает. Я пытаюсь разобраться, может быть у нас в компании путают понятия.

Тут прямая аналогия. Готовый паспорт, это таже изготовленная деталь, которая архивом не учитывается.

Это база производства, в которой фиксируется отгруженная продукция и её сирийники, при необходимости параметры, если компания планирует выдавать дубликаты или база с онлайн доступом, чтобы можно было проверить/распечатать дубликат онлайн.

Если у вас архив ведёт базы, в том числе, по отгруженной продукции, тогда может хранить данные паспортов, но к учтённой КД это не должно иметь ни какого отношения.

 

22.05.2026 в 11:46, Demek18 сказал:

Я поэтому и спрашиваю про статус документа, уезжающего в поставку)). Копия с подлинника с заполненными данными?

Это просто изготовленный на основании архивного подленника сопроводительный документ на отгруженную продукцию. При необходимости данные по отгруженным продуктам собираются в базу, чтобы в случае гарантийного обслуживания, ремонта можно было поднять сведения по конкретному образцу, в том числе по какой КД изготавливался образец, требует ли какого-либо обновления при ремонте и т.п.

 

22.05.2026 в 11:46, Demek18 сказал:

А здесь вы предлагаете создавать подлинник паспорта, загружая зав.№ и тп заранее. Но как мы можем что-то загружать в не утвержденный документ? Или заполнить, а потом на подпись? Но тогда получится 1 зав№ изделия = 1 подлинник паспорта в архиве. Это вроде тоже самое, что если копии снимать и тоже хранить. Очень большой объем бумаги.

Не подлинник, а база данных отгруженных изделий, будет наполняться электронная база, а готовый экземпляр будет вылезать из принтера с уже заполненными полями, подписями и печатями - массовое производство не заморачивается рукописными подписями и реальными печатями, а тупо печатает на цветном принтере вместе с документом.

Напримем можете глянуть на паспорта счётчиков воды, там только заводской номер заполняют вручную и даты, но иногда даже эти сведения тоже напечатаны, а вот штампики ОТК, креймо поверки уже имеются на бланках.

Если настроить принтер, то можно печатать только в незаполненных полях на отпечатанных в типографии бланках, а не на чистых листах всё.

 

22.05.2026 в 11:46, Demek18 сказал:

Видимо вот в этом моменте неразбериха у нас. К паспорту поставки мы продолжаем относится как к документации. А вы имеете ввиду, что это уже предмет поставки, и статуса документация он уже не несет, правильно?

Паспорт изделия, это такая же готовая продукция, как детали или само изделие - к архиву и учёту в контексте УЧТЁННЫХ копий отношения не имеет. Это ГОТОВАЯ ПРОДУКЦИЯ.

 

22.05.2026 в 12:27, Demek18 сказал:

А как у кого оформляется заказ-наряд в архив на распечатку подлинника паспорта для отгрузки?

Это вопрос производства. Также как и изготовление деталей и изделия.

Вы же не требуете с архива разрешения на изготовления деталей и ни как не фиксируете их изготовление, а из архива лишь выдаются чертежи.

С паспортом всё тоже самое, архив лишь выдаёт макет паспорта, а производитель сам решает, где изготовить данную деталь изделия, называемую паспортом.

Производитель может распечатать на принтере, может заказать в типографии. 

Производитель может оптимизировать ручной труд и заполнять графы на принтере или заполнять вручную.

Производитель может заказать бланки, в которых заполнять некоторые поля на принтере или вручную, а может купить макрировочный принтер и вклеивать наклейки.

Edited May 25 by Kelny