Номера извещений при замене подлинника КД

[Scarface 0]

Доброго времени суток, уважаемые форумчане.

Недавно я столкнулся с такой проблемой.

У нас на предприятии принято, что при замене КД (например, чертежа детали) по ИИ, мы в штамп вписываем порядковый номер последнего извещения.

Например,

15   Зам.      ИИ-105.23       /Подпись/       23.03.23

Соответственно номера предыдущих 14-ти ИИ мы не указываем.

Заказчик с нас просит (требует) либо указывать все порядковые номера ИИ при замене чертежа, либо обосновать наши действия (указать конкретный пункт ЕСКД).

Ссылка на п.4.6 ГОСТ 2.503-2013 ("В новой (измененной) версии электронного конструкторского (технологического) документа в реквизитной части указывают данные только о последнем изменении") отвергается со словами - вы нам в бумажном виде приносите чертежи, а не в электронном.

Больше я не знаю, на что сослаться. 

Подскажите, пожалуйста,

1. Как правильно записывать порядковые номера ИИ при замене КД?

2. Какими НТД регламентируется этот момент?

[Scarface 0]

В ГОСТ 2.503-2013 есть такая фраза:

В.5 При замене всех листов подлинника в ЛР не воспроизводят номера изменений и другие данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в документ изменениям.

 

Но она касается листа регистрации изменений. Есть ли где-то подобная фраза про основную надпись чертежа?

[Залина 187]

1 час назад, Scarface сказал:

Доброго времени суток, уважаемые форумчане.

Недавно я столкнулся с такой проблемой.

У нас на предприятии принято, что при замене КД (например, чертежа детали) по ИИ, мы в штамп вписываем порядковый номер последнего извещения.

Например,

15   Зам.      ИИ-105.23       /Подпись/       23.03.23

Соответственно номера предыдущих 14-ти ИИ мы не указываем.

Заказчик с нас просит (требует) либо указывать все порядковые номера ИИ при замене чертежа, либо обосновать наши действия (указать конкретный пункт ЕСКД).

Ссылка на п.4.6 ГОСТ 2.503-2013 ("В новой (измененной) версии электронного конструкторского (технологического) документа в реквизитной части указывают данные только о последнем изменении") отвергается со словами - вы нам в бумажном виде приносите чертежи, а не в электронном.

Больше я не знаю, на что сослаться. 

Подскажите, пожалуйста,

1. Как правильно записывать порядковые номера ИИ при замене КД?

2. Какими НТД регламентируется этот момент?

Добрый день.

Как вы осуществляете работу с реквизитами документа (заполняете руками или у вас pdm-plm система)?

[Scarface 0]

Только что, Залина сказал:

Добрый день.

Как вы осуществляете работу с реквизитами документа (заполняете руками или у вас pdm-plm система)?

Пока руками в T-FlexCAD. В планах переход на T-Flex PLM.

[Залина 187]

1 минуту назад, Scarface сказал:

Пока руками в T-FlexCAD. В планах переход на T-Flex PLM.

Если вы подписываете бумажные документы, получается что подлинником у вас является бумажный документ, а электронный - документом находящимся в разработке (согласно ГОСТ 2.102 таблица 2). Тогда подлинник должен хранить в себе всю историю его разработки/изменений. 

Потому что, если бы у вас была plm, она бы хранила всю историю с реквизитной частью про ИИ (из нее можно было бы достать отчет , который заменял бы таблицу изменений в основной надписи) и вы бы заполняли на чертеже только последний номер изменения.

А так получается что у вас нигде нет истории. Ни в бумаге, ни в электроне. А так быть не должно.

Т.е. когда вы читаете 

вы должны еще прочитать какие требования предъявляются к электронным документам и их реквизитной части. И принять решение стоит ли заморачиваться, потому что вы должны удостоверять ваши электронные документы либо электронной подписью либо удостоверяющим листом. А бумага, тогда у вас всего лишь способ представления информации. 

Т.е. заказчик хочет видеть от вас историю документа, а это:

- таблица изменений на чертеже;

- удостоверяющие листы к электронным документам;

- отчет из plm (или автоматизированная система управления документами ГОСТ 2.051). 

 

[brigval 689]

2 часа назад, Scarface сказал:

Доброго времени суток, уважаемые форумчане.

Недавно я столкнулся с такой проблемой.

У нас на предприятии принято, что при замене КД (например, чертежа детали) по ИИ, мы в штамп вписываем порядковый номер последнего извещения.

Например,

15   Зам.      ИИ-105.23       /Подпись/       23.03.23

Соответственно номера предыдущих 14-ти ИИ мы не указываем.

Заказчик с нас просит (требует) либо указывать все порядковые номера ИИ при замене чертежа, либо обосновать наши действия (указать конкретный пункт ЕСКД).

Ссылка на п.4.6 ГОСТ 2.503-2013 ("В новой (измененной) версии электронного конструкторского (технологического) документа в реквизитной части указывают данные только о последнем изменении") отвергается со словами - вы нам в бумажном виде приносите чертежи, а не в электронном.

Больше я не знаю, на что сослаться. 

Подскажите, пожалуйста,

1. Как правильно записывать порядковые номера ИИ при замене КД?

2. Какими НТД регламентируется этот момент?

 

1 Можно объяснить Заказчику, что номера изменений по ГОСТу хранятся в СТД в карточках учета документов, специально для этого предназначенных. И если возникнет необходимость, можно сделать запрос и получить все данные.

2 Выносить номера ИИ в документ, в котором по этим ИИ не производились изменения, будет вводить в заблуждение сотрудников разных служб. Они могут искать эти изменения и не находить. Документ-то новый.

3 Бумажный документ - это копия электронного, выполненного на компьютере. А для электронного есть прямое указание.

4 Вообще-то, Заказчик тоже должен принципиально указать на основании чего он требует указывать все порядковые номера ИИ в НОВОМ документе.

Объясните это своему руководству, пусть оно общается с Заказчиком.

Как-то так. 

 

[BSV1 1 724]

2 часа назад, Scarface сказал:

Соответственно номера предыдущих 14-ти ИИ мы не указываем.

 

В ГОСТ 2.104 по поводу заполнения граф 14 - 18 сказано:

Цитата

в графах 14 — 18 — сведения об изменениях, которые заполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503;

 

В ГОСТ 2.503 в приложении В сказано:

Цитата

В.4 Заполнение граф ЛР

В.4.1 Графы «Изм.», «Номер документа», «Подпись» и «Дата» заполняют аналогично графам таблицы изменений по ГОСТ 2.104 ...

В.5 При замене всех листов подлинника в ЛР не воспроизводят номера изменений и другие данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в документ изменениям.

 

Т.е. что в основной надписи, что в ЛР эти графы заполняются по одинаковым правилам - при замене всего документа предыдущие данные об изменениях не воспроизводятся. Это и логично, т.к. при замене документа понять, какие изменения были проведены до этого, невозможно. 

 

Так же можно прочитать об этом у Борушека (стр.157, 158).

 

[Kelny 1 234]

3 часа назад, Scarface сказал:

Заказчик с нас просит (требует) либо указывать все порядковые номера ИИ при замене чертежа, либо обосновать наши действия (указать конкретный пункт ЕСКД).

Тут бы воззвать к заказчику, что бы обозначил свою претензию конкретным пунктом, а не вы.

 

3 часа назад, Scarface сказал:

Ссылка на п.4.6 ГОСТ 2.503-2013 ("В новой (измененной) версии электронного конструкторского (технологического) документа в реквизитной части указывают данные только о последнем изменении") отвергается со словами - вы нам в бумажном виде приносите чертежи, а не в электронном.

Ну так перестаньте им носить бумажные слепки, а высылайте файлы и вопрос уйдёт сам собой.

 

1 час назад, Залина сказал:

Тогда подлинник должен хранить в себе всю историю его разработки/изменений. 

Не должен документ хранить всю свою историю в себе, а историю хранит карточка электронная/бумажная на документ и в архиве аннулированые/старые версии документов можно глянуть.

 

1 час назад, Залина сказал:

Потому что, если бы у вас была plm, она бы хранила всю историю с реквизитной частью про ИИ (из нее можно было бы достать отчет , который заменял бы таблицу изменений в основной надписи) и вы бы заполняли на чертеже только последний номер изменения.

Без ПЛМ/ПДМ это всё храниться не в документе, а карточке на этот документ.

 

1 час назад, Залина сказал:

Т.е. заказчик хочет видеть от вас историю документа, а это:

- таблица изменений на чертеже;

- удостоверяющие листы к электронным документам;

- отчет из plm (или автоматизированная система управления документами ГОСТ 2.051). 

Хочет историю - пущай запрашивает в архиве выписку или копию карточки учёта.

ГОСТ 2.501:

Цитата

2.7. По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 2, 2а, 2б и 2в приложения 3. 

 

[Scarface 0]

13 часов назад, Kelny сказал:

Ну так перестаньте им носить бумажные слепки, а высылайте файлы и вопрос уйдёт сам собой.

Да Вы что? Эти люди не знают, с какой стороны компухтер включается, а Вы предлагаете ему файлы высылать.

15 часов назад, Залина сказал:

А так получается что у вас нигде нет истории. Ни в бумаге, ни в электроне. А так быть не должно.

Почему нигде? Архив для этого есть.

Друзья, всем спасибо за ответы)

Изучив Ваши комментарии, я пришел к выводу, что мыслю в правильном направлении. Буду стараться донести эту позицию до заказчиков.

Ну а вообще странно, что фраза, касающаяся листа регистрации изменений есть (В.5 При замене всех листов подлинника в ЛР не воспроизводят номера изменений и другие данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в документ изменениям), а аналогичная фраза для основной надписи отсутствует.

[Kelny 1 234]

57 минут назад, Scarface сказал:

Да Вы что? Эти люди не знают, с какой стороны компухтер включается, а Вы предлагаете ему файлы высылать.

Тут нужно волевое решение и подключение начальства.

Тем более в условиях, когда наличие электронного документооборота становиться в некоторых случаях обязательным для получения контракта.

 

57 минут назад, Scarface сказал:

Почему нигде? Архив для этого есть.

Вот туда и слать. Не можете сами - подключайте начальство, чтоб оно их туда слало.

 

57 минут назад, Scarface сказал:

Ну а вообще странно, что фраза, касающаяся листа регистрации изменений есть (В.5 При замене всех листов подлинника в ЛР не воспроизводят номера изменений и другие данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в документ изменениям), а аналогичная фраза для основной надписи отсутствует.

Если вы изменяете документы путём замены, то нет ни какого смысла в ЛР и стоит просто от него отказаться, т.к. это будет постоянно пустой дополнительный лист.

Изменено 5 мая 2023 пользователем Kelny

[Залина 187]

1 час назад, Scarface сказал:

Да Вы что? Эти люди не знают, с какой стороны компухтер включается, а Вы предлагаете ему файлы высылать.

Почему нигде? Архив для этого есть.

Друзья, всем спасибо за ответы)

Изучив Ваши комментарии, я пришел к выводу, что мыслю в правильном направлении. Буду стараться донести эту позицию до заказчиков.

Ну а вообще странно, что фраза, касающаяся листа регистрации изменений есть (В.5 При замене всех листов подлинника в ЛР не воспроизводят номера изменений и другие данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в документ изменениям), а аналогичная фраза для основной надписи отсутствует.

А вы в карточке какой документ учитываете, бумажный или электронный?

[Kelny 1 234]

15 минут назад, Залина сказал:

А вы в карточке какой документ учитываете, бумажный или электронный?

В карточке записывается тот документ который принят архивом.

[Scarface 0]

51 минуту назад, Залина сказал:

А вы в карточке какой документ учитываете, бумажный или электронный?

Бумажный, конечно. 

Автоматизированные системы используем только для создания/редактирования документов.

Весь документооборот у нас (пока что) в бумажном виде.

1 час назад, Kelny сказал:

Тут нужно волевое решение и подключение начальства.

Тем более в условиях, когда наличие электронного документооборота становиться в некоторых случаях обязательным для получения контракта.

Начальство, к сожалению, самоустранилось от этой проблемы. "Меня не интересует, почему КД не согласована, меня интересует лишь факт - согласовано или нет". 

1 час назад, Kelny сказал:

Если вы изменяете документы путём замены, то нет ни какого смысла в ЛР и стоит просто от него отказаться, т.к. это будет постоянно пустой дополнительный лист.

Так я про то же самое и говорю, если не понятно. Во многих случаях ЛР не нужен абсолютно, но фраза В5 касательно записи в ЛР есть, а фразы касательно записи в основной надписи нет. Что считаю странным.

[Kelny 1 234]

34 минуты назад, Scarface сказал:

Так я про то же самое и говорю, если не понятно. Во многих случаях ЛР не нужен абсолютно, но фраза В5 касательно записи в ЛР есть, а фразы касательно записи в основной надписи нет. Что считаю странным.

Думается, именно в вашем случае вы могли бы вести в ЛР полную историю документа, заменяя все листы без замены ЛР, а в элекронном файле лишь справочно для самоконтроля доплнять данные об извещениях в ЛР не перевыпуская его для бумажного архива.

Но тогда вы вправе ни чего не писать в графах об изменениях на остальных листах, т.к. вся информация будет в ЛР, но тут бы самим не запутаться тогда что это за документ и когда выпущен (на основании какого документа) -  особенно если ошибётесь в ЛР и впишете туда не то, что имеется в бумажном архиве.

Изменено 5 мая 2023 пользователем Kelny

[brigval 689]

25 минут назад, Scarface сказал:

Бумажный, конечно. 

Автоматизированные системы используем только для создания/редактирования документов.

Весь документооборот у нас (пока что) в бумажном виде.

Начальство, к сожалению, самоустранилось от этой проблемы. "Меня не интересует, почему КД не согласована, меня интересует лишь факт - согласовано или нет". 

Так я про то же самое и говорю, если не понятно. Во многих случаях ЛР не нужен абсолютно, но фраза В5 касательно записи в ЛР есть, а фразы касательно записи в основной надписи нет. Что считаю странным.

 

Вносить все данные об ИИ в чертеж Вы не имеете права, пока не будет стандарт организации предписывающий это делать и согласованный с Заказчиком же.

Нет организационных документов, предписывающих это делать.

Попробуйте набросать простенький стандартик и отнести на подпись руководству (Заказчик требует, надо зафиксировать его требование).

И Заказчику скажите, что готовите стандарт организации на предмет внесения данных об ИИ в чертежи и он, Заказчик, должен будет стандарт согласовать.

Попросите его дать предварительное устное согласие. Если он даст согласие, то придется все делать как он скажет, а если откажется даже обсуждать то это другой расклад. О чем потом доложите руководству.

Это все как вариант.

 

Если руководство самоустранилось, можно написать служебную записку в архив с запросом предоставить данные и подписать этот запрос у руководства. И так на каждый чертеж...

3 минуты назад, Kelny сказал:

Думается, именно в вашем случае вы могли бы вести в ЛР полную историю документа, заменяя все листы без замены ЛР, а в элекронном файле лишь справочно для самоконтроля доплнять данные об извещениях в ЛР не перевыпуская его для бумажного архива.

Но тогда вы вправе ни чего не писать в графах об изменениях на остальных листах, т.к. вся информация будет в ЛР, но тут бы самим не запутаться тогда что это за документ и когда выпущен (на основании какого документа) -  особенно если ошибётесь в ЛР и впишете туда не то, что имеется в бумажном архиве.

 

Не разрешат вводить ЛР в чертежи, если раньше чертежи шли без ЛР.

Ну и  заполнение ЛР - зона ответственности архива. Разработчик чертежа не имеет права вносить в ЛР данные.

[Kelny 1 234]

25 минут назад, brigval сказал:

Не разрешат вводить ЛР в чертежи, если раньше чертежи шли без ЛР.

Что значит не разрешат? Выпускается новый документ, пускай и в замен старого, что ему мешает обзавестись ЛР? Или например, изменилось количество листов, кто и что в этом случае может помешать выпустить ЛР?

Хотя сам лично против ЛР и способствовал отказу от них.

 

25 минут назад, brigval сказал:

Ну и  заполнение ЛР - зона ответственности архива. Разработчик чертежа не имеет права вносить в ЛР данные.

Так и не идёт речи о заполнении этого листа для архива, речь идёт о справочном листочке в электронном документе, в котором, так сказать для себя, делаются пометки в ЛР (коль этот лист всё равно появляется  документе при первом выпуске), но при этом при создании PDF или печати бумажной версии этот лист не прикрепляется и в архив не уходит.

 

25 минут назад, brigval сказал:

Если руководство самоустранилось, можно написать служебную записку в архив с запросом предоставить данные и подписать этот запрос у руководства. И так на каждый чертеж...

И это верно, не получается решить задачу - доведи её до абсурда.

 

@Scarface Кстати можно вероятно передавать заказчику документацию тоже по служеюной записке и требовать не словесные просьбы, а письменный ответ с предъявляемыми замечаниями и требованиями. В этом случае во первых будет что приложить к делу, а во вторых запросить обоснованность требований у того же архива или вовсе перенапавить этот запрос/вопрос этому самому архиву, что бы архив отвечал на вопросы архива, а не вы.

 

Да и т.к. вопрос не ваш, то возможно стоит перенаправить вопрос не своему начальству, а начальству архива и пускай архив с заказчиком выясняют свои отношения напрямую.

Изменено 5 мая 2023 пользователем Kelny

[Залина 187]

4 минуты назад, Scarface сказал:

Бумажный, конечно. 

Автоматизированные системы используем только для создания/редактирования документов.

Весь документооборот у нас (пока что) в бумажном виде.

Ну а почему тогда вы используете пункт 

 

20 часов назад, Scarface сказал:

п.4.6 ГОСТ 2.503-2013 ("В новой (измененной) версии электронного конструкторского (технологического) документа в реквизитной части указывают данные только о последнем изменении"

если у вас по сути бумажный документооборот? Подлинники-то у вас бумажные, а не электронные. То что вы на 0 этапе (разработки) делаете работу на компе не значит, что у вас документы электронные.

А-то получается так: карточки у вас для бумажных чертежей заведены, а таблица изменений на самом чертеже ведет речь уже про какой-то электронный документ, которого в архиве нет и карточки для него нет.

Даже если у вас пока нет плм, то электронные документы вы должны сдавать в архив на носителях с удостоверяющими листами. Вот в этом случае мы можем вести речь про электронные документы.

Просто если вы продолжите настаивать на электронных документах, ваш заказчик может сказать ок, давайте нам электронные документы, и вам придется предоставлять подлинники электронных документов, которых у вас нет.

Поэтому, что вы можете сейчас сделать:

1 как написал @brigval  попробовать выкрутиться через стандарт предприятия;

2 если вы хотите все же настаивать на электронных документах, то можно через удостоверяющие листы и карточки учёта попробовать;

3 ну и крайний случай позаполнять осн. надписи на чертежах.

[Kelny 1 234]

2 минуты назад, Залина сказал:

если у вас по сути бумажный документооборот? Подлинники-то у вас бумажные, а не электронные. То что вы на 0 этапе (разработки) делаете работу на компе не значит, что у вас документы электронные.

Даже в этом случае это не даёт оснований вписывать все прпедыдущие извещения при замене бумажного документа, т.к. в этот последний документ не вносились изменения предыдущих извещений, а меняется целиком - всем листом/документом.

 

5 минут назад, Залина сказал:

А-то получается так: карточки у вас для бумажных чертежей заведены, а таблица изменений на самом чертеже ведет речь уже про какой-то электронный документ, которого в архиве нет и карточки для него нет.

Да тогда уж вообще в таблицы изменений вообще ни чего не вносить, а относить пустые листы в архив - пусть архив взвоет от заполенния этих табличек ручками и наконец подключиться начальство умывшее свои ручки...

[brigval 689]

3 минуты назад, Kelny сказал:

Да тогда уж вообще в таблицы изменений вообще ни чего не вносить, а относить пустые листы в архив - пусть архив взвоет от заполенния этих табличек ручками и наконец подключиться начальство умывшее свои ручки...

Наверное, это лучший вариант. Не заполнять таблицу изменений. Она ведь заполняется в архиве и подпись ставит тот, кто вносит изменение.

Можно сказать заказчику, что Вы передадите его пожелание архиву )

Но опять же, конкретные условия могут диктовать свои требования.

[Scarface 0]

2 часа назад, Залина сказал:

Ну а почему тогда вы используете пункт

А какой мне пункт использовать? Другого я не нашел. И, судя по всему, никто не нашел пока что.

Ребят, всё спихнуть на архив - это, конечно, интересно и, скорее всего, правильно, и даже сработало бы на большом заводе, только вот у нас два инженера-конструктора в штате и оба мы ещё и архив ведем. Кому я передам эти дела? Сам себе? 

Мне кажется, вы не поняли суть вопроса.

Вопрос не в том, на кого это спихнуть или как убедить начальника? Это всё, несомненно, важно, но в данной конкретной ситуации.

Вопрос в том, на какой стандарт сослаться при выполнении замены подлинника. И как вообще это правильно делается.

Раньше на предыдущем предприятии, где на самом деле занимались более серьезными задачами с военной приемкой, таких вопросов не возникало. Даже у ВП. А тут же вот появился такой Заказчик, у которого возникли вопросы. Ему неинтересен архив, ему интересно либо написание всех номеров извещений по порядку с первого до текущего даже при замене подлинника, либо объяснение, почему этого можно не делать и ограничиться написанием текущего номера извещения в таблице изменений.